Projektkoordinator CRM och digitala plattformar

Beskrivning av arbetsplatsen

Tjänsten kommer vara placerad vid avdelningen för internationalisering vid sektionen Externa relationer inom Lunds universitets gemensamma förvaltning. Inom avdelningen är vi totalt ca 45 personer varav 11 personer arbetar vid teamet för Internationell marknadsföring och rekrytering (IMR). Teamets uppdrag är att rekrytera studenter från hela världen till universitets över 140 internationella kandidat-och mastersprogram. I teamet ingår digitala kommunikatörer, regionala rekryteringsansvariga, stipendiehandläggare och migrationsstöd.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Lunds universitet söker en projektkoordinator för implementeringen av ett nytt CRM-system, samt förvaltare av andra digitala plattformar till sektionen Externa relationer. Arbetet består i att tillsammans med medarbetarna på avdelningen för Internationell rekrytering och marknadsföring implementera ett nytt CRM-system, optimera digitala plattformar och sammanställa statistik. Under 2023 har ett nytt CRM-system upphandlats för kommunikationshanteringen inom teamet Internationell marknadsföring och rekrytering. Vi söker nu dig som vill delta i att driva arbetet med att implementera det nya systemet. I arbetet ingår att samarbeta med leverantören och hela teamet för att anpassa och optimera systemet för Lunds universitets verksamhet och teamets rekryteringsprocesser. CRM-systemet kommer att ha ett antal integrationslösningar gentemot andra, externa system så som utbildningsportaler och det nationella ansöknings-och antagningssystemet NyA. I implementeringsarbetet ingår också skapande av kommunikationsmallar och processflöden, utbildning av teamet, framtagande av manualer m.m. för att underlätta en smidig implementering. Utöver detta projekt kommer du i rollen som projektkoordinator att ansvara för vissa andra digitala plattformar som används inom teamet, vad gäller exempelvis uppföljning med leverantörer, support och att driva på nyutveckling. Det kan också ingå sammanställning av statistik, införande av AI-funktioner, samt upphandling av digitala plattformar, allt för att underlätta rekryteringsprocesserna och ett datadrivet arbetssätt. Du kan också komma att delta som referensperson i utvecklingsprojekt som pågår inom andra delar av universitetet, som representant för teamets behov och perspektiv.

I den här rollen kommer du att ha ett mycket nära samarbete med det övriga i teamet, med andra enheter inom Lunds universitet och med externa samarbetspartners. Det är viktigt att du kan arbeta självständigt, men också att du har ett gott samarbete med övriga i teamet för att sätta dig in i arbetsprocesserna och verksamheten som helhet. Det är av största vikt att kunna jobba mot rörliga mål och att vara lyhörd för teamets önskemål och behov vad gäller kommunikation som sker via CRM-systemet och övriga plattformar och system. Marknadsförings- och rekryteringsarbetet är under ständig utveckling och förändring och det är därför viktigt att systemen anpassas efter detta.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Du har högskoleutbildning, minst en kandidatexamen inom ett relevant område (IT, informatik, kommunikation, digitala verktyg eller liknande)
• Du har erfarenhet av tidigare implementering av CRM-system eller motsvarande kunskap och är bekväm att jobba med databaser och digitala verktyg för marknadsföring
• Du måste kunna växla mellan övergripande processer och små detaljer, vara noggrann, samt ha ett intresse för att ge support i digitala system
• Teknisk kunskap och intresse
• Erfarenhet från CRM-arbete inom högre utbildning och god förståelse för studentrekryteringsprocesser
• Mycket god samarbets- och problemlösningsförmåga
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift (teamets arbetsspråk är engelska)
• Du har god förståelse för marknadsföring/kommunikation gentemot externa målgrupper
• Du har ett strukturerat arbetssätt och förstår komplexa processer

Meriterande för anställningen är:

• Du har erfarenhet av att jobba i CRM-system med marknadsföring, lead management, försäljning eller kundsupport
• Erfarenhet av internationellt arbete
• Övriga meriterande personliga egenskaper är lyhördhet, förmåga att arbeta såväl självständigt som i grupp, servicekänsla, god kommunikationsförmåga, samt god pedagogisk förmåga

Arbetet innebär kontakter på alla nivåer inom Lunds universitet och förutsätter därför god kommunikationsförmåga. Som person är du mycket noggrann och sätter en personlig ära i att åstadkomma arbete av hög kvalitet. Du är flexibel, samarbetsvillig, analytisk och strukturerad. Du arbetar bra under press och trivs med ett högt arbetstempo. Du är duktig på att relatera till olika människor och på att bygga relationer. Inte minst är du internationellt orienterad och intresserad av högre utbildning.

Övrigt

Tidsbegränsad anställning under perioden 2024-10-01 till 2025-06-30, eller enligt överenskommelse.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.