Utbildningskoordinator vid Institutionen för arkitektur och byggd miljö

Beskrivning av arbetsplatsen 

Som utbildningskoordinator vid Institutionen för arkitektur och byggd miljö kommer du att ingå i institutionens gemensamma kansli, en grupp med 8 medarbetare som leds av en administrativ chef. Gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt och övriga medarbetare.

Institutionen för arkitektur och byggd miljö bedriver undervisning och forskning om gestaltning, planering och produktion av byggda miljöer. Innehållsmässigt spänner institutionen över ett brett område inom ämnena arkitektur, form och design; arkitektur och kultur; boende och bostadsutveckling; miljöpsykologi samt urban design och urbanism. Institutionen medverkar i drygt hundra kurser på grundutbildnings- och forskarnivå, och ansvarar för huvuddelen av undervisningen inom Arkitektskolan med det femåriga Arkitektprogrammet samt tre internationella mastersprogram. Institutionen ger också undervisning vid Industridesignskolan, samt vid Campus Helsingborg och flera civilingenjörsprogram, och har flera fristående kurser.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.

 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden

I din tjänst som utbildningskoordinator kommer du att tillsammans med studierektor för grundutbildningen att arbeta med planering och bemanning av institutionens kurser på olika program samt ansvara för underlag för timbudgetar utifrån aktuella ekonomiska ramar. Du sköter självständigt administration kring tjänsteplaneringsverktyget Retendo, t ex inmatning av kursdata och upplägg av nya verksamheter, samt gör regelbunden uppföljning av timbudgetar och personalplaner i Primula. Du bereder beslut om kursplaner, kursansvar och examinatorer. Vidare gör du förkunskapskontroll av studenter för lyft till högre årskurs. I tjänsten ingår även att hjälpa mastersföreståndare med genomgång och dokumentation av ansökningar och slutlig antagning. Du kommer dessutom att ansvara för planering och genomförande av årliga möten om individuella studieplaner för doktorander. Du är vidare institutionens huvudansvariga registrator med ansvar för diarieföring, arkivering och utlämning av allmänna handlingar. 

I tjänsten ingår även institutionens löpande utbildningsadministration såsom registrering och betygsrapportering i studiedokumentationssystemet Ladok, ge lärare och studenter administrativt stöd kring lärplattformen Canvas, inför terminsstart förbereda studentlistor åt kursansvariga lärare, administration kring institutionens fristående kurser, rapportera aktivitet, försörjning och uppnådd andel för doktorander, tillgodoräknande av kurser för doktorander, samt att skriva intyg. Du ansvarar även för tecknande av försäkring för studenter, lärare och försökspersoner hos Kammarkollegiet i samband med studieresor, praktik, och fältstudier.

Vi arbetar flexibelt vid institutionen och anställningens innehåll kan komma att förändras i enlighet med verksamhetens behov.

Kvalifikationer 

Som utbildningskoordinator har du en central och viktig roll i institutionens verksamhet. En förutsättning för att trivas med jobbet tror vi är att du är analytisk, strukturerad, effektiv och noggrann. Du är vidare serviceinriktad och arbetar gärna både självständigt och i grupp. Arbetet är tidvis intensivt med ett högt arbetstempo och det är viktigt att du kan arbeta och leverera under press. Vidare är det en fördel om du är flexibel, t ex att du vid behov snabbt kan omprioritera mellan dina arbetsuppgifter.

Krav för anställningen är:

• Flera års erfarenhet av arbete med utbildningsadministration på kvalificerad nivå från universitet/högskola
• Erfarenhet och vana att arbeta med studiedokumentationssystem och lärplattformar för kursaktiviteter
• Erfarenhet och vana av arbete med kursplanering, bemanning av kurser och digitala tjänsteplaneringsverktyg
• Erfarenhet av arbete med och goda kunskaper i regelverk kring arkivering, utlämning av allmänna handlingar och digitala diarieföringssystem i offentlig sektor
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• Mycket goda kunskaper i engelska i tal och skrift

Meriterande för anställningen är:

• Kunskaper om regelverk kring tecknande av försäkringar hos Kammarkollegiet  
• Goda kunskaper i Excel

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt 

Anställningen är tillsvidare med omfattning 100 procent och med tillträde så fort som möjligt. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.

Välkommen med din ansökan!