HR-administratör till Medicinska institutionskansliet, Malmö

Beskrivning av arbetsplatsen
Medicinska institutionskansliet (MiM) ger administrativ service åt de två medicinska institutionerna, placerade i Malmö; Kliniska vetenskaper, Malmö (IKVM) och Translationell medicin (ITM). Verksamheterna bedriver världsframstående forskning som spänner över ett brett fält – från molekylärmedicin till ett folkhälsoperspektiv, samt epidemiologi, cancer och hälsovetenskap, för att nämna några. Inom institutionerna bedrivs även utbildning, framför allt i läkarutbildningens sista terminer och inom folkhälsovetenskap. Verksamheterna har ett nära samarbete med sjukvården och Region Skåne och finns placerade på Clinical Research Center (CRC) och Wallenberglaboratoriet i Malmö.

MiM har till ansvar att ge administrativt stöd i, bland annat, anslagsadministration, ekonomihantering, budget, uppföljning, HR processer, personaladministration samt kommunikation. Samtidigt ges administrativt stöd till institutionernas prefekter. MiM består av en administrativ chef, fem medarbetare inom ekonomifunktionen, en kommunikatör, tre administratörer, en HR-administratör och tre HR-partners.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitets hemsida om att vara anställd vid Lunds universitet: Jobba hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Vi söker nu en HR-administratör att stötta övriga HR-partners på kansliet. Som HR-administratör vid Lunds universitet är det huvudsakliga uppdraget att ge administrativt stöd inom HR-området, till HR-partners, chefer och verksamheten. Detta genom att:

• Ge rådgivning och stöd i personaladministrativa frågor
• Löpande ta hand om HR-administrativa uppgifter
• Handlägga stipendier och stötta chefer i stipendieärenden
• Ge stöd i HR-system. Detta innebär att vara kontaktperson gentemot verksamheten och i stor utsträckning var ett verksamhetsnära stöd för både anställda och chefer
• Ge stöd i grundläggande arbetsrätt och avtalsfrågor
• Ha ett gott och nära samarbete med övriga inom HR
• I samverkan med kollegor i verksamhetens HR-organisation utveckla och implementera lokala processer och administrativa rutiner inom HR-området. Detta förutsätter ett aktivt deltagande i nätverk och andra grupperingar

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• Utbildning på minst gymnasienivå
• Erfarenhet av verksamhetsnära administrativt arbete inom HR-området inom offentlig sektor
• God erfarenhet av rekryteringar
• God erfarenhet av stödsystem för personaladministration
• God kännedom inom Office-paketet
• God verbal och skriftlig förmåga i såväl svenska som engelska

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet:

• Personen vi söker ska vara stabil med hög personlig mognad
• Rollen kräver att du själv kan organisera och strukturera ditt arbete och driva processer vidare
• Som person är du noggrann, har analytisk förmåga, god kommunikativ förmåga och förmåga att bygga nätverk och relationer

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av universitetets stödsystem: Primula, Varbi, W3D3 och/eller Lucat
• God kännedom om universitets- och högskolesektorn
• Erfarenhet av rekryteringar, företrädesvis för doktorander och postdoktorer
• Erfarenhet av handläggning av stipendium
• Erfarenhet av rekrytering av internationell personal

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid, 100%. Önskat tillträdesdatum i januari 2025, eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du 
Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersöka kvalifikationer, ett CV samt examensbevis. Du kommer också behöva svara på ett antal urvalsfrågor. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.