Utbildningsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Rollen som utbildningsadministratör består av två huvudsakliga områden; administration av utbildningar inom programmet Career Development for Academic Staff samt administration av utbildningar inom Gemensamma Förvaltningen på Lunds Universitet.

Career Development for Academic Staff är en tidsbegränsad satsning som har till syfte att inspirera och utveckla forskande personal på olika nivåer. Målet är att de olika aktiviteterna ska ge forskarna verktyg för att arbeta med sin egen professionella utveckling, både inom och utanför akademin.

Satsningen finansieras med medel från olika intressenter inom Lunds universitet, vilket innebär att uppföljningar och sammanställningar av aktiviteterna är en viktig del av utbildningsadministratörens arbete. Målgruppen är forskare med olika bakgrund och på olika stadier i sin karriär, vilket gör att kommunikationen i många fall behöver anpassas beroende på vem mottagaren är.

Till tjänsten som utbildningsadministratör hör även att administrera delar av den löpande, interna kompetensutvecklingen som hanteras av Sektionen HR. Innehållsansvaret och ansvar för genomförandet av dessa utbildningar ligger på olika sektioner inom förvaltningen, men det rent administrativa, sammanhållande arbetet sker på Sektionen HR.

Arbetsuppgifter

De huvudsakliga arbetsuppgifterna är:

- hantering och publicering av utbildningstillfällen på den universitetsgemensamma plattformen Kompetensportalen
- bokning av lokaler, förtäring och t ex teknisk utrustning
- säkerställa att rätt information kommuniceras med deltagarna i utbildningarna
- i förekommande fall distribuera material till deltagarna
- planering och hantering av utbildningstillfällen i samråd med internlärare och kollegor på sektionen HR
- sammanställa underlag inför uppföljningar; t ex enkäter, antal deltagare, kostnader
- fakturahantering

Du ingår i arbetsgruppen för kompetensutveckling och arbetar löpande med frågor relaterade till systemutveckling och internutbildningar. En stor del av administrationen av kompetensutveckling sker ute i verksamheten, och i din roll ingår att vara kontaktperson och stötta dessa kursadministratörer.

Kvalifikationer

Krav

Utbildning inom administration eller motsvarande, alternativt arbetslivserfarenhet som gett motsvarande kompetenser är ett krav.

Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service är erfarenhet av arbete där administration och service tillhör de huvudsakliga arbetsuppgifterna ett krav.

Du måste ha goda kunskaper i både det svenska och engelska språket såväl muntligen som skriftligen eftersom målgrupperna för utbildningsinsatserna till stor del består av internationell personal. Arbetet som utbildningsadministratör är till stora delar ett självständigt arbete men innebär även många sociala kontakter, varför det är viktigt att ha en väl utvecklad servicekänsla samt förmåga att kommunicera på ett lyhört och smidigt sätt.

Meriterande

Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola är meriterande. Meriterande är även erfarenhet av kursadministration och system.

Övrigt

Mängden utbildningsadministration är inte lika intensiv under hela året. Det är därför viktigt att du kan prioritera mellan arbetsuppgifter och fokusera på det område där behovet är störst.  En del av arbetsuppgifterna kräver också ett mer långsiktigt förhållningssätt, t ex bokning av lokaler och planering av program.

Tjänsten är en visstidsanställning till och med 2023-02-28 med tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.