Institutionsadministratör vid Institutionen för informatik - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om arbetsplatsen

Vid Institutionen för informatik finns vägvisande forskning och näringslivssamverkan inom informatik. Vi har en attraktiv grundutbildning som ger våra studenter fördelaktiga akademiska examina på vägen till arbetslivet eller forskarutbildning. Vi koordinerar det Systemvetenskapliga kandidatprogrammet vid Ekonomihögskolan, samt erbjuder flertalet fristående kurser och det internationella Magisterprogrammet i informationssystem.

Vi är ca 25 anställda och omsätter omkring 30 miljoner kronor. Institutionens administration är ett team på fyra personer. Teamet leds av en koordinator och består av en institutionsadministratör (denna tjänst), en utbildningsadministratör och en studievägledare. 

Vi söker en serviceinriktad institutionsadministratör som trivs med en kombination av olika arbetsuppgifter. 

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Jobba hos oss

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna i tjänsten omfattar administrativt arbete och service inom olika områden. Detta innebär ett stimulerande och varierande arbete och utifrån institutionens behov kan arbetsuppgifterna komma att förändras. 

Institutionsadministratören ingår i en liten administrativ grupp på institutionen där arbetet innebär mycket kommunikation och service till prefekt, forskare, lärare, doktorander, studenter, gäster och övrig personal.

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

• Allmän institutionsservice och administration
• Diarieföring och arkivering
• Inköp och offertförfrågningar
• Tentahantering och administration av digitala tentor
• Bokning av tentavakter
• Forskarutbildningsadministration
• Resultatrapportering i Ladok
• Kommunikation, webbadministration och sociala medier
• Nyheter och kalendarium
• Handläggning av personalärenden såsom anställningar, förordnanden, ersättningar och reseräkningar
• Inrapportering av timförordnande och arvoden
• Mottagande och introduktion av nyanställda (inklusive internationella medarbetare)
• Sekreterare i institutionsstyrelsen
• Rese- och hotellbokningar
• Mötes- och lokalbokningar
• Organisera disputationer samt interna och externa konferenser
• Kontaktperson för lokalvård, vaktmästeri och leverantörer
• Samordna lokaler, kontor och möbler
• Organisera personalaktiviteter såsom sommarlunch, julbord, mötesfikor, etc.
• Ledningsstöd till prefekt och koordinator samt service till övrig personal vid institutionen

Kvalifikationer

Vi söker en strukturerad administratör med stark servicekänsla som trivs med varierande arbetsuppgifter.

Det är krav att sökanden har:

• Relevant utbildning på minst gymnasial nivå
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• God datorvana och lätt att lära nya digitala administrativa system
• God förmåga att använda dig av svenska och engelska i tal och skrift (då många av kontakterna är internationella)

Det är meriterande om sökanden har:

• Erfarenhet av administration inom offentlig sektor och särskilt inom universitet- och högskolesektorn
• Erfarenhet av personaladministration
• Erfarenhet av webbadministration och sociala medier
• Erfarenhet att skriva nyhetsartiklar och information för webben
• Erfarenhet av diarieföring och arkivering
• Erfarenhet av arbete med Lunds universitets administrativa system som till exempel Lupin, Primula, Lucat, W3D3, TimeEdit, EPIC och Ladok

Det är viktigt att du kan ta egna initiativ, ser vad som behöver göras och tar ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är en prestigelös och stabil person som kan planera och arbeta självständigt. Du har lätt för att se samband och kan dra slutsatser och föreslå åtgärder. Du är noggrann och ser nyttan av ett strukturerat arbetssätt.

Som institutionsadministratör kommer du ha en bred roll med varierande arbetsuppgifter inom olika områden. Kontaktytorna är många och det är viktigt att du är serviceinriktad, flexibel och tycker om att samarbeta med andra samt hantera frågor av skilda slag och att konstruktivt lösa problem. Du har förmåga att prioritera och kan hantera perioder med hög arbetsbelastning.

Institutionen för informatik är en liten institution, varför det kollegiala samspelet och den enskildes insats är av stor vikt. Ett viktigt inslag i anställningen blir därför att aktivt delta i kollegiets arbete med utveckling av institutionen.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och hur du passar in i arbetslaget. Hänsyn kommer att tas till god samarbetsförmåga, noggrannhet och självständighet samt hur du genom din erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen.

Ansökningsförfarande

Anställningen söks via universitetets digitala rekryteringssystem, Varbi. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande, samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Vi tillämpar löpande urval och intervjuer. Välkommen med din ansökan redan idag!

Villkor

Detta är en heltidsanställning tillsvidare. Provanställning kan förekomma. Tillträde för anställningen är snarast möjligt enligt överenskommelse. 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.