Administrativ samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Avdelningen för forsknings- och ledningsstöd ansvarar för att ge fakultetsledningen ett allmänt kvalificerat administrativt stöd i lednings-, berednings- och beslutsprocesser. Avdelningen rymmer även ett forskarutbildningskansli; ett karriärcentrum med stöd för yngre forskare vad gäller karriärvägar; samt ett team som hanterar fakultetens arbete med fundraising och donationer. Sammanlagt är vi 10 medarbetare som arbetar på avdelningen. Vid kansliet arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje och delaktighet för alla medarbetare.

Avdelningen för forsknings- och ledningsstöd söker nu en administrativ samordnare på heltid för en anställning tillsvidare med placering i Lund. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Arbetsuppgifter

Din roll blir i första hand som sekreterare till fakultetens kanslichef. I denna roll ingår allt från planering, mötesbokning, resebeställningar och enklare administration. Du kommer även ha rollen som huvudregistrator vid fakultetskansliet, samordna fakultetens nätverk av registratorer och diarieföra kanslichefens ärenden. Andra arbetsuppgifter som ligger inom ramen för tjänsten är rollen som sekreterare i den lokala skyddskommittén. Denna uppgift innebär bland annat att skicka kallelser, sammanställa material inför möten och föra protokoll. Du kommer även vara administrativt stöd vid ledningsmöten med prefekter.

I tjänsten kommer du arbeta nära avdelningens andra administrativa samordnare, som har rollen som sekreterare vid fakultetsledningsmöten och möten med fakultetsstyrelsen. Det kommer att ingå i dina arbetsuppgifter att vid behov vara ersättare i rollen som sekreterare vid dessa möten. Du måste därmed vara väl förtrolig även med de arbetsuppgifterna.

En annan arbetsuppgift är att vara ett administrativt stöd i arbetet med fakultetens övergripande chefsutbildning (DUCO). Detta innebär planering, bokning av lokaler och hantering av anmälningar i universitetets utbildningssystem. I tjänsten ingår även en rad andra administrativa arbetsuppgifter av olika karaktär som till exempel att hantera reseräkningar, beställa kontorsmaterial, expediera beslut med mera.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• utbildning på lägst gymnasienivå
• erfarenhet av administrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn eller annan offentlig sektor
• erfarenhet av arbete med ledningsstöd
• erfarenhet av serviceinriktat arbete
• goda kunskaper i Officepaketet
• god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i både tal och skrift

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Det är viktigt att du är noggrann och har god samarbetsförmåga, att du är en stabil person och har en stark känsla för service. Du måste vara lyhörd, flexibel och hjälpsam. Det är viktigt att du kan ta egna initiativ och ta ansvar för dina arbetsuppgifter.

Meriterande för anställningen är:

• erfarenhet av administrativt arbete inom Lunds universitet
• erfarenhet av administrativa system såsom W3D3, Proceedo, Lucat och Primula
• kännedom om Medicinska fakulteten och dess verksamheter

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer, ett CV samt eventuellt examensbevis.

Övrigt

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.