Fakultetskoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Humanistiska och teologiska fakulteternas kansli är en utvecklande och allsidig arbetsplats med olika yrkeskompetenser som stöttar verksamheten inom flera olika områden. Här finns cirka 25 medarbetare som arbetar med ekonomi, kommunikation, HR-frågor, kvalitets- och utvecklingsfrågor, internationellt utbyte samt stöd till fakultetsstyrelsen och dess beslutande och beredande organ, främst arbetsutskottet och verksamhetsnämnderna med ansvar för grundutbildning, forskarutbildning och forskning. På kansliet arbetar vi kontinuerligt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utveckling och delaktighet för alla medarbetare.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som fakultetskoordinator är du en viktig kugge i fakulteternas övergripande administration och samordning av arbetet inom grundutbildning. I rollen ingår att vara verksamhetsnära systemsamordnare för HT-fakulteternas lokalt utvecklade IT-stöd till utbildning, en länk mellan institutionernas behov och IT-enhetens tekniska arbete. Detta innebär att arbeta strukturerat utifrån en förvaltningsplan men också att genomföra utredningar, samordna behovsinventeringar, visst utvecklingsarbete, handlägga ärenden för beslut i olika organ och svara på frågor från anställda. Du representerar också HT-fakulteterna i universitetsövergripande sammanhang rörande utbildningsadministrativa frågor.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna innebär:

• verksamhetsnära systemsamordning av lokalt IT-stöd till utbildning
• sammankallande av utbildningsadministratörernas nätverk
• handläggning av vissa utbildningsadministrativa rutiner på fakultetsnivå
• samordning vid införande av nya rutiner eller IT-system i verksamheten
• verksamhetsstöd i regeltillämpning för utbildningsadministrativ personal på institutionerna

Du samarbetar med prodekanen för grundutbildning och ingår i en arbetsgrupp bestående av fakultetssekreterare, utbildningsledare och kvalitetssamordnare. Du har också kontakt med medarbetare vid fakulteternas institutioner och IT-enhet. Anställningen innebär en hög servicenivå och flexibilitet där det krävs att du kan ta eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Periodvis kan hög arbetsbelastning förekomma.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• högskoleexamen på lägst kandidatnivå
• erfarenhet av utbildningsadministrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn
• erfarenhet av att arbeta i Ladok
• erfarenhet av att arbeta i IT-system och intresse för systemintegration
• erfarenhet av att ge verksamhetsstöd och service
• mycket god förmåga att kommunicera på både svenska och engelska

Meriterande för anställningen är:

• avancerade kunskaper i Excel
• erfarenhet av att arbeta i IT-system som används inom utbildningsadministration vid Lunds universitet, t.ex. LUBAS, NyA, Canvas
• god kunskap om högskolans villkor och regelverk
• erfarenhet av administrativt utvecklingsarbete

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Du bör ha god samarbetsförmåga, vara tydlig i din kommunikation, samt ha ett prestigelöst förhållningssätt och en förmåga att skapa förtroendefulla relationer med medarbetare på olika nivåer. Vidare bör du vara noggrann och strukturerad.

Övrigt

Anställningen är en visstidsanställning med omfattningen 50% och tillträde den 19 augusti 2024 (eller enligt överenskommelse) till och med den 15 augusti 2025.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)