Administrativ assistent vid LINXS

Om arbetsplatsen
LINXS institut för avancerad neutron- och röntgenvetenskap (www.linxs.se) är ett avancerat studieinstitut vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, för att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk.

LINXS arrangerar events och aktiviteter, främjar och utvecklar både nationella och internationella samarbeten och projekt, samt erbjuder bra lokaler där forskare kan interagera med varandra både personligen och digitalt. Av denna anledning behöver LINXS rekrytera en administrativ assistent med eventansvar. Personen kommer att vara ansvarig för att LINXS administrativa arbete fortlöper (exv. diarieföring, rese- och hotellbokningar, bokning av catering, återbetalningar samt uppdatering av webbsida), och för koordinering och medverkan vid LINXS olika evenemang.

Anställningen är tidsbegränsad till 12 månader med start så snart som möjligt.

Arbetsuppgifter

• Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diarieföringssystem, föra protokoll och minnesanteckningar, samt vara behjälplig vid planerandet av konferenser eller event av olika slag.
• Support före, under och efter events. Detta kan inkludera att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, boka resor och hotell samt att vara på plats under evenemangen. Även förberedelse och underhåll av lokalerna inklusive beställningar av kontorsmaterial, teknisk support till arrangörer och deltagare, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
• Ge deltagarsupport vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, inklusive att spela in och bearbeta videomaterialet.
• Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
• Uppdatering av LINXS websida och eventmanagementsystem.
• Tjänsten kräver även att du är på plats under LINXS event.
• Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhetens behov.

Krav

• Eftergymnasial administrativ utbildning, eller annan relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet som bedöms likvärdig.
• Dokumenterad erfarenhet av att självständigt planera och genomföra administrativa uppdrag och processer, planering, koordinering.
• Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både svenska och engelska.
• Erfarenhet av att uppdatera innehåll på webbsidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Datorvana och mycket goda kunskaper av Microsoft Office (t ex Excel), digitala möten och andra samarbetsverktyg (t ex Zoom och Microsoft Teams).
• Förmåga att utföra de fysiska arbetsuppgifter som tjänsten innebär, speciellt när det gäller att arrangera konferenslokalerna.
• Erfarenhet eller god förmåga att lära sig tekniska system, t ex sätta upp konferensutrustning och digitala möten är en förutsättning.

Övriga meriter:

• Tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig sektor är meriterande, Detta kan vara inom ett vetenskapligt eller ett icke-vetenskapligt område där det finns en påvisbar kompetens för de arbetsuppgifter som är involverade i tjänsten.
• Erfarenhet av gästbemötande och serviceyrken och/eller event- och projektkoordinering eller annan erfarenhet relevant för tjänsten är starkt meriterande.
• Erfarenhet av att utveckla och underhålla webbsidor (Squarespace eller liknande) liksom vana att använda eventmanagementsystem (Indico eller liknande) är meriterande.
• Erfarenhet av att producera social media, bildbehandling, digital inspelning och redigering är meriterande.
• Teknisk kunskap, t ex erfarenhet av att sätta upp digital konferensutrustning.
• Vana vid IT-baserade administrativa system inom Lunds universitet såsom Primula, W3D3, Lupin eller liknande.
• Vana av att arbeta i en tvärvetenskaplig och internationell miljö.
• God nätverksförmåga.
• Körkort.

Vi söker dig som är strukturerad och trivs i en miljö med flera olika arbetsuppgifter parallellt, högt tempo och korta deadlines. Du är noggrann och har en god förmåga att planera ditt arbete, samtidigt som du är flexibel när förutsättningarna förändras. Du har en förmåga att hålla många bollar i luften och trivs med en problemlösande roll och räds inte att ta tag i saker som uppstår. Du har en mycket god kommunikativ och samarbetsförmåga.

Du har ett genuint intresse för administrativa uppgifter, för att ge stöd och service och uppskattar en roll med många kontakter, både med kollegor och chefer. Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självständigt och visa initiativförmåga. Du är strukturerad, planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och kan fatta egna beslut vid behov.

Du är flexibel, kvalitets- och kostnadsmedveten, och delar gärna med dig av kunskap och idéer för att utveckla och effektivisera verksamheten.

Du är intresserad av den digitala utvecklingen och gärna lär dig nya verksamhetssystem.

Då du delvis kommer att verka i en internationell miljö där både muntlig och skriftlig kommunikation kan ske såväl på svenska som på engelska är det viktig att du har mycket goda kunskaper i båda dessa språk.

Då du kommer arbeta som ett nav med många kontaktytor är förmågan till samarbete och goda relationer av stor betydelse. Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet

Du är en lagspelare med hög servicekänsla, stort ordningssinne, social kompetens, arbetsmoral och integritet. Du är bekväm med att representera LINXS och möta både gäster och medarbetare på ett professionellt sätt. Du har ett genuint intresse för vetenskap och människor, och vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, initiativtagande, god samarbetsförmåga, drivkraft och självständighet och att den sökandes erfarenhet och kompetens kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS.

Villkor
Tidsbegränsad anställning, heltid, så snart som möjligt, 12 månader efter start.
Kontaktperson; Anna Ntinidou, anna.ntinidou@linxs.lu.se, +46727172206

Instruktioner för ansökan
Ansökan skall skrivas på engelska.

Ansökan ska innehålla

• personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.
• CV,
• examensbevis eller motsvarande samt
• dokumentation som styrker övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.).

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.