Forskningsadministratör till Fysiska Institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Vid fysiska institutionen arbetar närmre 400 personer vid sju forskningsavdelningar och ett antal större centrumbildningar. Läs mer på http://www.fysik.lu.se.

Institutionen söker nu en forskningsadministratör till institutionskansliet, med ansvar för verksamhetsnära stöd och service kopplat till institutionens forskningsavdelningar. Arbetet är omväxlande och innebär mycket kontakter med kollegor, studenter och doktorander, såväl svenska som internationella, samt med lärare och övrig personal inom institutionen. Du kommer att ha mycket samverkan internt med chefer och medarbetare i kärnverksamheterna och även ha kontakt med våra två fakulteter och andra inom universitetet rörande administrativa stöd, diarieföring, reseräkningar, disputationer och eventuellt mindre ekonomirelaterade uppgifter och dylikt.

Du är en del av institutionskansliet och arbetar där tillsammans med andra administratörer med liknande uppdrag, där ni stöttar kärnverksamheterna både enskilt och tillsammans med stöd av varandra.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som forskningsadministratör vid fysiska institutionen är du vara en del av institutionskansliet och primärt arbeta med stöd och service till en eller flera forskningsavdelningar inom institutionen, tillsammans med dina kollegor inom kansliet. Institutionens internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, doktorander, anställda och gäster. Du arbetar huvudsakligen med verksamhetsnära stöd och service kopplad direkt till kärnverksamheten. 

Arbetsuppgifterna består bland annat att av:

• Administration och administrativt stöd kopplat till kring forskningsavdelningens verksamhet (exempelvis diarieföring, minnesanteckningar, mötesförberedelser och bokningar av olika slag, enklare inköp till avdelningen och stöd till avdelningsföreståndare m.m.)
• Diarieföring för avdelningen. Lokal hantering och handläggning av handlingar för diarieföring, med stöd av institutionens registrator.
• Planering och genomförande av avdelningens olika interna evenemang, exempelvis disputationer och gruppaktiviteter.
• Hantering av reseräkningar och resebokningar.
• Mindre ekonomirelaterade arbetsuppgifter (exempelvis konteringar, kundfakturering, granskning av inkommande fakturor för vidarebefordran till rätt mottagare m.m.)
• Avdelningens LUCAT-administration och ha delegerat LUCAT-ansvar från avdelningsföreståndare.
• Bistå i hantering av behörigheter i passagesystem och tillträde till avdelningens lokaler.
• Vissa inköp av kontorsmateriel och andra förbrukningsvaror.
• Stötta kollegor som arbetar kopplat till andra forskningsavdelningar.
• Övriga administrativa göromål så som lokalbokningar, beställningar, fikabeställningar mm.

Kvalifikationer

Du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och kan självständigt strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på̊ flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor inom institutionskansliet och med övriga medarbetare på fysiska institutionen.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta nära människor. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet, där vårt stöd till kärnverksamheten alltid är i främsta rummet.

Krav för anställningen är:

• Gymnasieutbildning eller annan service- eller administrativt inriktad utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant
• Erfarenhet av stöd- och servicearbete
• Mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta med digitala system
•  God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska

Meriterande för anställningen är:

• Relevant universitetsutbildning
• Erfarenhet av arbete som stöd- och servicefunktion inom offentlig sektor
• Erfarenhet av arbete inom universitet eller högskola
• God erfarenhet av arbete i Office 365
• Erfarenhet av följande administrativa system: Ladok, TimeEdit, W3D3, Primula, Salto
• Dokumenterad god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på ytterligare relevanta språk

Hänsyn tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är heltid, tillsvidare med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Välkommen med din ansökan!