Vik utbildningsadministratör

Beskrivning av arbetsplatsen 

Avdelningen för utbildningsadministration, Språk och litteraturcentrum
Vid Språk- och litteraturcentrum (SOL) utbildar vi årligen ca 8000 studenter fördelat på 500 kurser och ett tiotal program. Vi är måna om att utbildningen håller hög kvalitet, inte bara innehållsmässigt, utan också administrativt, så att både lärare och studenter kan fokusera på utbildningens innehåll. Som utbildningsadministratör har du en nyckelroll i detta. 
Tillsammans med övriga utbildningsadministratörer och studievägledare är du placerad centralt på SOL i avdelningen för utbildningsadministration, men har dina arbetsuppgifter inom flera ämnen vid institutionen. Avdelningen består av runt 20 medarbetare i ett sammansvetsat och hjälpsamt team och den fungerar som administrativt stöd gentemot såväl lärare och studierektor som studenter.  

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. 

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss | Lunds universitet

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

I arbetet ingår utbildningsadministration, dvs att ge information och service till både studenter och lärare, särskilt i samband med antagning, kursstarter och examination. Du ansvarar för att arbetet genomförs på ett effektivt och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk. Du förväntas också medverka till att utveckla processer och rutiner för en effektiv administration i samarbete med olika enheter vid universitetet.

Dina arbetsuppgifter består bland annat av 
•    hantering av registreringar, betygsrapportering och intyg m.m. i Ladok 
•    administration av ämnenas Canvasytor
•    information till studenter och allmänhet, på både svenska och engelska 
•    administrativt stöd till lärare, studierektor, avdelningar och sektionen
•    bistå lärare i planering av examinationer i sal, samt organisera tentamenstillfällena
•    boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
•    arkivera och diarieföra material enligt gällande regelverk

Som utbildningsadministratör behöver du kunna hantera flera olika administrativa system. I den aktuella anställningen används Ladok, Canvas, Inspera, Primula, Microsoft 365 (särskilt Excel) och W3D3 för att nämna några. Arbetet förutsätter viss jourverksamhet på kvällar och helger, eftersom institutionen ger en del distans- och kvällskurser. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under terminsstart och tentamensperioderna, och lugnare perioder däremellan.

Det administrativa stödet förändras kontinuerligt vilket innebär att alla administratörer behöver vara flexibla och beredda på att lära sig nya uppgifter. 

Kvalifikationer 

Eftersom anställningen är utåtriktad lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt. Du behöver kunna arbeta självständigt och vara serviceinriktad och noggrann. Som anställd har du också ansvar att bidra till en god och trivsam arbetsmiljö.

Krav för anställningen är:
•    Akademisk utbildning eller annan eftergymnasial utbildning som vi bedömer är relevant 
•    God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska
•    Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
•    God samarbetsförmåga även under stress, initiativförmåga samt bra ordningssinne
•    God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:
•    Erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice
•    Kännedom om lagar och regelverk som styr statliga myndigheter och särskilt utbildningssektorn 

Övrigt 

Anställningen är ett vikariat under ett år med startdatum den 1/2 2025 eller enligt överenskommelse.  Kontaktperson för eventuella frågor om anställningen är Åsa Wikström, avdelningschef på Språk- och litteraturcentrum. Åsa Wikström Åsa Wikström | Språk- och litteraturcentrum

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, resultatintyg och betyg eller motsvarande, kontaktuppgifter till två referenspersoner samt övrigt som du önskar åberopa (till exempel rekommendationsbrev).