Administrativ samordnare vid LINXS

LINXS Institute of Advanced Neutron and X-ray Science är ett institut för avancerade studier vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk. För att uppfylla sitt uppdrag organiserar LINXS evenemang och aktiviteter, utvecklar nationella och internationella samarbeten och projekt, och tillhandahåller en attraktiv plats där forskare kan interagera både personligen och digitalt. Dessutom är LINXS värd för evenemang av andra nyckelaktörer inom röntgen- och neutronvetenskap, såsom infrastrukturerna ESS och MAX IV. För mer information besök (www.linxs.se).

LINXS rekryterar en person som kommer att arbeta som stöd med LINXS administrativa uppgifter och kommunikation, samt vara värd för evenemang.

Arbetsuppgifter

• Stödja värdskapet för evenemang; före, under och efter. Detta kan inkludera hantering av registreringar, evenemangshanteringssystem, förberedelse av möten, samordning av konferensavgifter, hantering av ersättning för besökare och talare vid evenemang, och planering av värdskap för besökande forskare och gäster, bokning och arrangemang av lokaler, catering, resor och boende. Tjänsten kräver hög närvaro och kan innefatta fysiskt krävande uppgifter.
• Förberedelse och underhåll av lokaler. Ge stöd vid både fysiska och digitala evenemang och aktiviteter, inklusive att sätta upp och hjälpa till att koordinera digitala möten.
• Hantering av kontaktlistor och information om deltagare vid evenemang och annan statistik som stödjer rapporteringen av LINXS aktiviteter.
• Stöd med alla aspekter av LINXS kommunikation, såsom nyhetsbrev, nyhetsartiklar på webbplatsen och sociala medier, kommunikationsnätverk inom LU och externa parter.
• Stöd i design av tryckt material som broschyrer, årsrapporter, roll-ups och affischer. Stöd i produktion av visuellt innehåll, inklusive fotografier, inspelning och redigering av videor för LINXS aktiviteter.
• Övriga administrativa uppgifter kan förekomma.

Kvalifikationer

• Högre utbildning inom media och kommunikation eller annat relevant område.
• Dokumenterad skicklighet och mycket bra kunskaper i engelska och svenska.
• Datorvana och god kompetens i Microsoft Office och digitala mötes- och samarbetsverktyg.
• Erfarenhet av utveckling och underhåll av webbplatser.
• Erfarenhet av evenemangs- och/eller relaterad koordinering och kommunikation.
• Erfarenhet av att arbeta i internationella, tvärvetenskapliga miljöer.
• Erfarenhet av att producera innehåll för sociala medier, inklusive skrivande, bildbehandling, digital inspelning och redigering.

Övriga meriter

• Erfarenhet som journalist: intervjua, transkribera, skriva artiklar.
• Erfarenhet av liknande administrativa uppgifter inom universitet eller högskolesektor.

Som person är du ansvarstagande, positiv, pålitlig, noggrann och lösningsorienterad. Du är mycket motiverad med stark förmåga att arbeta självständigt och visa initiativ. Du är flexibel och trivs med att arbeta i en snabb miljö med olika parallella uppgifter och korta deadlines. Du har en god kommunikationsförmåga och förmåga att arbeta i team.

Stor vikt kommer också att läggas vid god samarbetsförmåga, driv och självständighet, samt hur sökandens erfarenheter och färdigheter kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS, samt bidrar till dess framtida utveckling.

Du är en lagspelare, intresserad av vetenskap, vetenskapskommunikation och människor, och har en hög känsla för service, arbetsmoral och integritet. Du strävar efter att växa i rollen och vidareutveckla LINXS aktiviteter som en del av teamet.

Villkor

Tillsvidareanställning, sex månaders provanställning tillämpas.

Anställningens omfattning, heltid

Önskat startdatum: april 2025 eller enligt överenskommelse

Kontaktperson; Anna Ntinidou, anna.ntinidou@linxs.lu.se, +46727172206

Instruktioner för ansökan

Ansökningar ska skrivas på engelska.

Ansökningar ska innehålla ett personligt brev som anger skälen till att du är intresserad av tjänsten och på vilket sätt anställningen motsvarar dina meriter. Ansökan ska också innehålla ett CV, examensbevis eller motsvarande, och andra dokument som du vill att ska beaktas (betygsutdrag, kontaktinformation till dina referenser, rekommendationsbrev, osv.).

Utvalda kandidater kommer att bjudas in till intervju i början av januari 2025.