Forskningsadministratör till fysiska institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Vid fysiska institutionen arbetar drygt 400 personer vid åtta forskningsavdelningar och ett antal större centrumbildningar. Forskningen vid institutionen täcker ett brett spektrum av modern fysik. Läs mer på http://www.fysik.lu.se. Institutionens kansli består av ca 35personer som stöttar kärnverksamheten med service, administration, ekonomi och kommunikation.

Institutionen söker nu en forskningsadministratör till institutionskansliet för ett vikariat under 2023. Uppdraget innebär att du ansvar för verksamhetsnära stöd och service kopplat till institutionens forskningsavdelningar.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss. https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som forskningsadministratör vid fysiska institutionen kommer du vara en del av institutionskansliet och primärt arbeta med verksamhetsnära stöd till institutionens forskningsavdelningar. Den huvudsakliga kontakten är med de verksamheter du stöttar, men du ingår också i en arbetsgrupp med fem andra administratörer som har motsvarande uppdrag, där ni har gemensamma processer och stöttar varandra. Institutionens internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, doktorander, anställda och gäster. Du kommer huvudsakligen arbeta med allmän administrativ service, men dina uppgifter kan även omfatta andra områden över tid.

Arbetsuppgifterna består av verksamhetsnära service med administrativa uppgifter, bland annat:

• - Diarieföring för avdelningen, med stöd av institutionens registrator.
• - Mötesförberedelser och minnesanteckningar.
• - Planering och genomförande av avdelningens olika interna evenemang, såsom disputationer och gruppaktiviteter.
• - Hantering av reseräkningar och resebokningar.
• - mindre ekonomirelaterade arbetsuppgifter såsom konteringar, kundfakturering, inkommande fakturor mm.
• - Avdelningens LUCAT-administration.
• - Bistå i hantering av behörigheter i passagesystem och tillträde till avdelningens lokaler.
• - Vissa inköp av kontorsmateriel och andra förbrukningsvaror.
• - Stötta kollegor som arbetar kopplat till andra forskningsavdelningar.
• - Övriga administrativa göromål så som lokalbokningar, beställningar, fikabeställningar mm.

Kvalifikationer

Du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och kan självständigt strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta nära människor. Du har god samarbetsförmåga. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet, där vårt stöd till kärnverksamheten alltid är i främsta rummet.

Krav för anställningen är:

• - Gymnasieutbildning eller annan service- eller administrativt inriktad utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant
• - Erfarenhet av stöd- och servicearbete
• - Mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta med digitala system
• - God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska

Meriterande för anställningen är:

• - Relevant universitetsutbildning
• - Erfarenhet av arbete som stöd- och servicefunktion inom offentlig sektor
• - Erfarenhet av arbete inom universitet eller högskola
• - God erfarenhet av arbete i Office 365
• - Erfarenhet av följande administrativa system: Ladok, TimeEdit, W3D3, Primula, Salto
• - Dokumenterad god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på ytterligare relevanta språk

Hänsyn tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är på heltid, men deltid kan också vara möjligt. Vikariat vid föräldraledighet tom 2023-12-31.

Intervjuer planeras i vecka 4, 2023.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

Välkommen med din ansökan!