Administrativ koordinator vid LTH:s kansli - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Avdelningen Ledningsstöd är en del av LTH:s kansli och du kommer som administrativ koordinator ingå i en grupp om 8 medarbetare som tillsammans ger ett administrativt stöd och ger råd till LTH:s organisation, styrelse och ledning, utifrån att Lunds universitet är en statlig myndighet och det särskilda ansvar som myndighet som därmed följer. Ledningsstöd har också en samlad överblick över fakultetens engagemang.  

Ledningsstöd vill vara drivande och en initiativtagare till utveckling och förbättring av rutiner och systemstöd inom det administrativa stödet för alla organ vi stödjer. Vi som arbetar här har många kontaktytor och samarbeten inom avdelningen, inom Lunds universitet och ibland utanför universitetet. 

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. 
Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Vi tillämpar även Lunds universitets avtal om distansarbete, vilket kan ge möjlighet att till viss del arbeta på distans.
Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss
 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Vi arbetar flexibelt inom avdelningen och anställningens innehåll kan förändras i takt med verksamhetens behov. Som en del av avdelningen kommer du att inledningsvis arbeta självständigt med varierande administration till Forskarnämnden vid LTH. Arbetet innebär att ansvara för korrekt handläggning av administrativt arbete på myndigheten, koordinera möten, sammanställa underlag, föra protokoll, skriva underlag för beslut samt distribuera material och underlag till ledamöter, diarieföring av beslut och koordinering med ordförande och övriga intressenter med flera. 

I arbetsuppgifterna kommer du också att vara vår prorektor behjälplig med koordinering av möten, insamling av material samt visst skrivarbete och sammanställningar. Visst arbete med föreskrifter och avtal förekommer.

Anställningen innebär också att kunna förstå och i praktiken tillämpa lagar och regler, arbeta med löpande uppdatering av LTH:s intranät och webbsidor för de organ du stödjer, administrera nätverk, korrespondens med andra inom myndigheten, samt vara back-up resurs för kollegor inom avdelningen. Du kommer även att vara delaktig i att utveckla det professionella stödet vid avdelningen genom att arbeta tillsammans med kollegor utveckla rutiner, arbetssätt och system. Andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. 

Kvalifikationer 

Krav för anställningen är:
•    Universitets- och högskoleutbildning eller utbildning och/eller erfarenhet som kan anses motsvarande
•    Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt arbete
•    God förmåga och erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och program så som Office-paketet, dokumenthanteringssystem m.fl
•    Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
•    Goda kunskaper i engelska i tal och skrift

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi söker dig som har ett prestigelöst förhållningssätt till dina arbetsuppgifter och mycket god förmåga att samarbeta med många parter. Du har god förmåga att arbeta strukturerat, proaktivt och du lägger stor vikt vid att ge god service. Vidare har du förmåga att självständigt strukturera, planera och hantera en arbetssituation där många olika arbetsuppgifter ska lösas parallellt i en dynamisk verksamhet, med tidvis högt tempo. Du har också god kommunikativ förmåga. 

Meriterande för anställningen är:
•    Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet – och högskolesektorn eller annan offentlig sektor
•    Akademiska meriter inom juridik eller statsvetenskap eller tidigare erfarenhet av att arbeta med lagar och avtal
•    Erfarenhet av webbuppdatering och producera kortare texter till webbsidor, intranät eller motsvarande
•    Erfarenhet av administrativa stödsystem så som Ladok, Proceedo och W3D3
•    Kunskap om myndighetsförvaltning
•    Erfarenheter från processorienterat arbetssätt

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom LTH:s administration, samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt 
Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med önskat startdatum i juni 2023 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Så här söker du
Ansökan skickas in via vårt rekryteringssystem där du kommer ombes att svara på urvalsfrågor, fylla i uppgifter som rör din meritförteckning samt skriva ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.

Välkommen med din ansökan!