Utbildningsadministratör vid Almahuset i Helsingborg - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Medicinska fakultetens utbildningsenhet består av fyra avdelningar och samlar fakultetens utbildningsadministration. Vi är en del av Medicinska fakultetens kansli.

Den här tjänsten ingår i Avdelningen för Läkarprogrammets kursadministration som omfattar 20 administratörer. Avdelningen hanterar kursadministration, schemaläggning, tentamen, verksamhetsintegrerat lärande (ViL) och support till Läkarutbildningens lärare och studenter. Utbildningen är huvudsakligen förlagd till tre kursorter med egna kanslier i Helsingborg, Lund och Malmö. Utbildningsadministratörerna inom avdelningen är genom sin anställning placerade vid någon av kursorterna, och arbetar specifikt med de delar av programmet som är förlagda till respektive kursort. Den här tjänsten kommer att vara placerad på lasarettet i Helsingborg.

Utbildningsenheten har en öppen och välkomnande arbetsmiljö där vi alla tillsammans bidrar till verksamhetens bästa.

Vi ser fram emot att välkomna dig till oss!

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss (se https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss).

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör kommer du att arbeta med olika terminers kurser vid fakultetens läkarutbildning. Du kommer att ingå i ett team av administratörer som stöttar varandra i utbildningsadministrativa arbetsuppgifter och frågor. I arbetet ingår även ett nära samarbete med kursledning och lärare, samt personal knuten till Region Skåne.

I utbildningsadministratörens roll ingår att förbereda och organisera examinationer och inlämningsuppgifter, registrera resultat i Ladok, göra gruppindelningar, närvarolistor, hantera dokument och kommunikation i lärplattformen Canvas samt löpande kontakt med studenter, kursledning och lärare. Vidare ingår arbete med schemaläggning, boka möteslokaler och viss ekonomihantering. Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma efterhand.

Som utbildningsadministratör behöver du kunna arbeta med flera olika administrativa system. För närvarande används bland annat Ladok, TimeEdit, Canvas, QPS, W3D3, Officepaketet, Teams och Zoom i det dagliga arbetet.

Mängden arbete går i vågor över året. Vid terminsstart och terminsslut är det hög belastning, vilket innebär att du måste vara beredd på ett högre arbetstempo. Arbetsmängden utjämnas med perioder av lägre arbetsbelastning.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Avklarad gymnasieutbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• God förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift
• God samarbetsförmåga och initiativförmåga samt bra ordningssinne
• God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Stor erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
• Erfarenhet av arbete i supporterande och koordinerande roller
• Erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll
• God vana av att arbeta i excel och word
• Ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning med startdatum den 1 november 2023 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Intervjuer kommer att genomföras med planerad start vecka 39.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.) Om urvalsfrågor finns upplagda så ser vi gärna att ni besvarar dessa (hänvisa inte till CV:et).