Administrativ chef vid Institutionen för Flyg och Aeronautiska Vetenskaper

Beskrivning av arbetsplatsen

Institutionen för Flyg och Aeronautiska Vetenskaper växer och söker nu en TA-chef. Institutionen, som har sin placering på Campus Ljungbyhed, bedriver utbildning och forskning inom flyg och aeronautiska vetenskaper; exempelvis utbildning av civila och militära piloter, civila och militära fjärrpiloter, forskning inom hållbart flyg, obemannat flyg och flygsäkerhet.

Institutionens tekniska och administrativa stöd består i en flygteknisk verkstad med tre anställda flygtekniker, planering och schemaläggning, HR, utbildningsadministration, ekonomi, tekniskt stöd av forskningsinfrastrukturer, samt lokalvård. Den tekniska och administrativa personalen består i dagsläget av drygt åtta heltidsekvivalenter. Totalt arbetar ca 35 personer i verksamheten, varav de flesta utgör lärare i flygskoleverksamheterna.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som administrativ chef leder, samordnar och utvecklar du det administrativa arbetet inom verksamheten samt är chef för den administrativa personalen. Du är ansvarig för att säkerställa och utveckla administrativa processer inom hela organisationen vilket exempelvis omfattar forskning, utbildning. samverkan, kommunikation, ekonomi och HR. I samråd med prefekt, biträdande prefekt och skolchef för flygskoleverksamheterna ansvarar du för planering på ledningsnivå, där du aktivt deltar i institutionens strategiska arbete. Du ingår i institutionens ledningsgrupp och rapporterar till prefekt på institutionen samt föredrar ärenden för institutionsstyrelsen. Du har även i uppdrag att representera institutionen i relevanta sammanträden och nätverk samt samverka med andra administrativa chefer vid Lunds universitet.

Du har formellt chefsansvar för institutionens administrativa enhet, budget och personal, inklusive arbetsmiljöansvar. Som administrativ chef är du ett stöd för övriga chefer inom institutionen (prefekt, biträdande prefekt samt skolchef för flygskola (HT)). Institutionens uppdrag är brett och det är därför centralt att inom arbetsgruppen åstadkomma en bred kompetensbas för att möta de behov som finns. Då personalgruppen du har chefsansvar för är relativt liten, utgör operativt arbete inom den administrativa organisationen huvuddelen av din arbetstid.

Arbetsuppgifter

• Personalansvar och övergripande personalplanering för den administrativa personalen.
• Planering och uppföljning av verksamhetsområdet administration.
• Samordna, hitta synergier och utveckla den samlade administrationen.
• Arbetsmiljöfrågor, eventuell även deltagande i Skyddskommitté.
• Delta i relevanta LU-interna och externa nätverk. Arbetet innebär samverkan på alla nivåer och inom en rad olika nätverk inom Lunds universitet där du förväntas delta aktivt.
• Bedriva operativt administrativt arbete inom något/några av följande områden:

• • Planering (stödja organisationen i lång- och kortsiktig planering av utbildningar och resurser såsom lärare, elever, klassrum, flygplan, flygsimulatorer
  • Ekonomisk administration (framtagande av fullkostnadskalkyler för projekt och utbildningar, budgetarbete, prognosarbete, årsbokslut, stöd i samband med upphandlingar med mera)
  • Utbildningsadministration (kursregistrering, registrering av betyg, uppdatering av kursplaner, arbete i Canvas

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Gymnasieexamen eller motsvarande.
• God förmåga att formulera dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Erfarenhet av arbete med administrativa processer inom offentlig/statlig sektor.
• Förmåga och erfarenhet av att skapa och bidra till en god arbetsmiljö.
• Kunskap om och/eller erfarenhet av personal- och arbetsmiljöfrågor.
• God samarbetsförmåga.
• God problemlösningsförmåga.
• God förmåga att prioritera.

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av arbete inom universitet/högskola, särskilt som ledare för stödfunktioner.
• Erfarenhet av arbete i de administrativa system som universitetet använder.
• Ledarskapsutbildning eller likvärdig utbildning.
• Beroende på profil; erfarenhet av arbete med organisationsplanering/schemaläggning., erfarenhet av arbete med personaladministration, erfarenhet av arbete med ekonomisk administration och redovisning.
• Erfarenhet av arbete med studieadministration.
• Erfarenhet av arbete inom flygoperativ organisation (exempelvis flygbolag, flygteknisk organisation eller flygskola).

Vi söker dig med drivkraft att skapa väl anpassade stödfunktioner som en naturlig del av såväl det dagliga arbetet som i planerings- och beslutsprocesser. Rollen kräver god insikt om arbetsinnehåll och roller för såväl HR och planering som ekonomi för att kunna relatera till uppdraget i sin helhet. Vi lägger stor vikt vid att du har gedigen arbetslivserfarenhet, är strukturerad och har förmåga att bryta ner långsiktiga målsättningar till konkreta arbetssätt. Ett gott arbetsklimat, engagemang och delaktighet står högt på din agenda liksom att dina medarbetare ges möjlighet till personlig och professionell utveckling. Du är en tydlig och analytisk person med förmåga att bygga förtroendefulla relationer utan att tumma på din professionella integritet. Som ledare arbetar du långsiktigt, delegerar med tillit och följer upp resultat på ett konstruktivt sätt.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper, där vi ser att kandidaten har ett strukturerat arbetssätt med fokus på kvalité och service och samarbete.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde den 1/9 2024 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Rekryteringen kommer att ta paus under juli månad och intervjuer kommer att hållas i augusti.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.

Välkommen med din ansökan!