Utbildningsadministratör, vikariat

Beskrivning av arbetsplatsen

Vid Språk- och litteraturcentrum (SOL) utbildar vi årligen ca 8000 studenter fördelat på 500 kurser och ett tiotal program. Vi är måna om att utbildningen håller hög kvalitet, inte bara innehållsmässigt, utan också administrativt, så att både lärare och studenter kan fokusera på utbildningens innehåll. Som utbildningsadministratör har du en nyckelroll i detta.

Tillsammans med övriga utbildningsadministratörer och studievägledare är du placerad centralt på SOL i avdelningen för utbildningsadministration, men har dina arbetsuppgifter inom flera ämnen vid institutionen. Avdelningen består av runt 20 medarbetare i ett sammansvetsat och hjälpsamt team och den fungerar som administrativt stöd gentemot såväl lärare och studierektor som studenter.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss | Lunds universitet

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Vi söker nu en vikarie under en medarbetares tjänstledighet. I arbetet ingår utbildningsadministration, dvs att ge information och service till både studenter och lärare, särskilt i samband med antagning, kursstarter och examination. Du organiserar tentamina både i sal och online tillsammans med en grupp andra administratörer. Det är ett omväxlande och stimulerande arbete med eget ansvar, hög servicegrad och arbete i team.

Dina arbetsuppgifter består bland annat av

• hantering av registreringar, betygsrapportering och intyg m.m. i Ladok
• administration av ämnenas Canvasytor
• information till studenter och allmänhet, på både svenska och engelska
• administrativt stöd till lärare, studierektor, avdelningar och sektionen
• bistå lärare i planering av examinationer i sal och online, samt organisera tentamenstillfällen
• boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
• arkivera och diarieföra material

Du ansvarar för att arbetet genomförs på ett noggrant och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk. Du arbetar som administratör i system som Ladok, Canvas, Inspera, Zoom och Primula för att nämna några. Du behöver också vara van att arbeta i Microsoft 365 (särskilt Excel). Arbetet förutsätter viss jourverksamhet på kvällar, eftersom institutionen ger en del kvällskurser. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under terminsstart och tentamensperioderna, och lugnare perioder däremellan.

Kvalifikationer

Eftersom anställningen är utåtriktad lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt. Du behöver kunna arbeta självständigt och vara serviceinriktad och noggrann.

Krav för anställningen är:

• Högskolestudier eller annan eftergymnasial utbildning som vi bedömer är relevant
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska
• God IT-vana och förmåga att lätt sätta dig in i nya system
• God samarbetsförmåga även under stress, initiativförmåga samt bra ordningssinne
• God förmåga att självständigt kunna planera och prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Kännedom om lagar och regelverk som styr statliga myndigheter och särskilt utbildningssektorn
• Erfarenhet av att arbeta i digitala studieadministrativa verktyg, främst Ladok, Canvas och Inspera
• Erfarenhet av att anordna videokonferensmöten i Zoom

Övrigt

Anställningen är ett vikariat på heltid under fem månader med startdatum den 15/9 2025 eller enligt överenskommelse. 

För informatin om aställningen kontakta  är Åsa Wikström, avdelningschef  Åsa Wikström | Språk- och litteraturcentrum 

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, resultatintyg eller motsvarande, kontaktuppgifter till två referenspersoner samt övrigt som du önskar åberopa (till exempel rekommendationsbrev).