Utbildningsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör måste du trivas med rutinuppgifter och ha en hög grad av servicekänsla. I rollen ingår att ge service till studenter, lärare och allmänhet vad gäller kurser, tentamen, litteratur med mera.

Exempel på arbetsuppgifter är:

• registrering och rapportering i studiedokumentationssystemet Ladok3,
• vara kontaktperson för lärare beträffande administration av kurser, beställa kurslitteratur, ta fram antagningslistor, ansvara för rutiner kring tentamina m.m.,
• ansvara för att studenterna får den information de behöver om aktuell kurs genom att skicka välkomstbrev samt publicera och uppdatera information i studentportalen Canvas,
• delta, moderera och hålla möten i Zoom, Teams eller liknande redskap,
• besvara och hantera e-post från studenter och övriga intressenter,
• ansvara för arkivering, diarieföring och diverse kursmaterial,
• behörighetsvärdera samt ta fram diverse utdrag och intyg,
• vara behjälplig vid olika administrativa arbetsuppgifter,
• bereda och utreda frågor inom utbildning och administration,
• koordinera och samordna antagning och administration till de masterprogram man ansvarar för.

Anställningen kännetecknas av säsongsvariationer med stundtals högre arbetsbelastning, särskilt i samband med terminsstart och antagningstid.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete innefattande myndighetsutövning eller motsvarande och har god datorvana. Du måste drivas av effektivitet, noggrannhet och service samt ha förmåga att både planera för och hantera en komplex vardag med många olika arbetsmoment. God kommunikativ förmåga är av vikt för att trivas och utvecklas med arbetet. Du bör även ha lätt för att arbeta såväl självständigt som i grupp och kunna ta egna initiativ. Vi söker dig som är intresserad av arbete med utveckling och förenkling.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet vid tillsättning av den här tjänsten.

Krav

• Fullgjord gymnasieutbildning
• Erfarenhet av studier vid universitet/högskola motsvarande minst två år
• Mycket goda språkkunskaper i svenska, både i tal och skrift
• Mycket goda språkkunskaper i engelska, både i tal och skrift
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av arbete där det finns höga krav på kommunikativ förmåga
• Goda kunskaper i Excel och Word
• Erfarenhet av att arbeta i digitala mötesverktyg som Zoom och Teams
• Vana vid att arbeta självständigt men också i grupp
• Vana vid att arbeta med rutinuppgifter med en tydlig deadline

Nödvändiga egenskaper

• Noggrann, strukturerad och ordningsam
• Stresstålig
• God förmåga att organisera och prioritera samt planera och genomföra uppgifter
• Mycket god känsla för service samt lyhördhet och flexibilitet
• Flexibilitet beträffande arbetstider

Meriterande

• Kunskaper i system som används vid utbildningsadministration såsom Canvas, NyA, Blackboard eller motsvarande
• Erfarenhet av arbete i en serviceorienterad organisation
• Uppdrag av karaktären sekreterare i nämnder, utskott, styrelser eller liknande
• Erfarenhet av arbete med myndighetsutövning
• God förmåga att snabbt lära sig administrativa system
• Examen vid universitet/högskola

Villkor

Heltid, tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och varför du är lämplig för den. Ansökan ska även innehålla CV samt examensbevis eller motsvarande.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.