Vikarierande enhetsadministratör vid Botaniska trädgården - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Botaniska trädgården är en del av Lunds universitet med uppdrag att delta i forskning och undervisning, delta i nationellt och internationellt bevarandearbete samt att sprida information om naturens mångfald och betydelse till allmänheten. Att ta in växter i människors medvetande genom att berätta om deras spännande liv och anpassningar har hög prioritet. Vårt program omfattar idag olika typer av guidade visningar samt utställningar och barnverksamheten mot skolor i Lund med omnejd är betydande.

Inom Botaniska trädgårdens verksamhet finns idag ca 20 medarbetare som inkluderar föreståndare, vetenskapliga intendenter, trädgårdsmästare, trädgårdstekniker,

butikspersonal, amanuenser, administrativ koordinator samt en pedagog. Under sommaren utökas verksamheten med säsongsanställda. Botaniska trädgården ingår i Lunds universitets kultur- och museiverksamhet (LUKOM) under ledning av vicerektor för utbildning och kultur.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden 

Under perioden 20 maj 2024 -15 mars 2025 söker vi en vikarierande  administratör till Botaniska trädgården. Arbetsuppgifter som förekommer är:

I arbetet som enhetsadministratör i Botaniska trädgården ingår mycket varierande arbetsuppgifter med fokus på administration och kommunikation.

• Ansvara för hantering av fakturor och reseräkningar.
• Ansvara för arkivering och diarieföring.
• Ansvara för beställningar till trädgården och butik
• Stödja föreståndarens personal- och ekonomiplanering.
• Arbeta med hemsida, uppdatera digitala kalendrar och sociala medier
• Delta i HR nätverk.
• Vara sekreterare i verksamhetens styrelse.
• Ta emot frågor från allmänhet via infomail och telefon, delegera vidare vid behov.
• Stödja medarbetare i olika administrativa system, till exempel Primula och Lupin.

Arbeta med allehanda uppgifter som främjar att vardagen är smidig i Botan, som till exempel posthantering, beställning av kontorsmaterial, att skriva minnesanteckningar och protokoll vid interna möten.

Tjänsten som administratör i Botaniska trädgården är väldigt varierande dag för dag och stundtals är tempot högt. Vi söker dig som är strukturerad och noggrann i ditt arbete, och som lätt kan arbeta i grupp eller självständigt. För att lyckas behöver du även vara lyhörd och öppen, med öga för detaljer och snabb förmåga att identifiera och lösa problem.

Krav för anställningen är 

• Du ska ha en akademisk grund- eller masterexamen.
• Du ska ha erfarenhet av att arbeta med personaladministration.
• Du ska ha erfarenhet av att arbeta med administration.
• Du ska ha grundläggande ekonomikunskaper
• Du ska ha god organisationsförmåga, förmåga att jobba med flera saker samtidigt samt att planera med kort- och långsiktiga visioner i åtanke
• Du ska vara självständig, driven samt jobba bra i grupp
• Du ska ha god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska både i tal och skrift

Arbetsuppgifterna sker till stor del i grupp och kräver goda sociala förmågor. Personliga kvalitéer såsom social, kommunikations- och samarbetsförmåga är därför av stor betydelse.

Meriterande för anställningen är

• Erfarenhet av arbete som personaladministratör
• Erfarenhet av att arbeta i system som används i arbetet, såsom Drupal, Primula, Proceedo, Lucat, och W3D3.
• Erfarenhet av professionell webbpublicering och sociala medier
• Erfarenhet av att arbeta med kommunikation i en publik miljö.
• Intresse för hållbarhetsfrågor och att kommunicera med allmänheten 

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska/bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska/bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

I ansökan kommer du få en uppgift som går ut på att skriva tre korta texter kopplade till tre påhittade evenemang.