Utbildningsadministratör med inriktning på VFU - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Medicinska fakultetens utbildningsenhet består av fyra avdelningar och samlar fakultetens utbildningsadministration. Vi är en del av Medicinska fakultetens kansli.  

Den här anställningen ingår i avdelningen för kursadministration och omfattar 13 medarbetare. Anställningen är placerad i Lund (Forum Medicum/BMC).  

Avdelningen ansvarar för kursadministration för 11 program på grund- och avancerad nivå, samt fristående kurser och sommarforskarskolan.  

Inom avdelningen säkerställs ett stabilt administrativt stöd till lärare och studenter, bland annat genom utarbetande av gemensamma rutiner och processer. Kursadministrationen arbetar nära tillsammans med andra administrativa avdelningar och fakultetens lärare för att utbilda framtidens personal inom vård och medicin.

Utbildningsenheten har en öppen och välkomnande arbetsmiljö där vi alla tillsammans bidrar till verksamhetens bästa.  

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss (se mer på https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss).

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör kommer du i denna tjänst att arbeta med administration kring studenter i verksamhetsförlagd utbildning, VFU, vid Medicinska fakulteten. Du kan läsa om alla våra utbildningsprogram på webben: https://www.medicin.lu.se/ utbildning/utbildning-pa-grund-och- avancerad-niva

Du arbetar tillsammans med kollegor, framför allt en VFU-samordnare, och ingår i en avdelning med utbildningsadministratörer som har olika uppdrag. I arbetet ingår även samarbete med lärare, studievägledare, verksamheter inom Region Skåne samt inom kommunal och privat regi.

Som utbildningsadministratör med inriktning mot VFU arbetar du huvudsakligen med administrativt arbete i ett flertal digitala system. Du förbereder och deltar i informationsmöten för studenter, ofta digitalt, har kontakter med verksamheter och lärare. I det administrativa arbetet ingår t ex att skapa underlag med aktuella studenter, hantera enkäter som ligger till grund för VFU-placering, beställning och placering av studenter på VFU-plats, och uppdateringar i olika system.

Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma efterhand.

I arbetet ingår att hantera flera olika administrativa system.För närvarande används bland annat  Ladok, Canvas, Sunet Survey, Praktikplatsen.se, Officepaketet, Teams och Zoom i det dagliga arbetet.

Mängden arbete går i vågor över året. Vid vissa tidpunkter är det högre belastning, vilket innebär att du måste vara beredd på ett högre arbetstempo.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Avklarad gymnasieutbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• Erfarenhet av arbete med verksamhetsförlagd utbildning (VFU) från högskola / universitet
• Erfarenhet av arbete i praktikplatsen.se
• God förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift
• God samarbetsförmåga och initiativförmåga samt bra ordningssinne
• God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
• Erfarenhet av arbete i supporterande och koordinerande roller
• Erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll
• Erfarenhet av arbete med Ladok, Canvas och Sunet Survey
• Erfarenhet av arbete med Teams och Zoom
• God vana av att arbeta i Excel och Word

Övrigt

• Anställningen gäller ett vikariat på heltid (100 %)
• Vikariatets varaktighet är 6 månader
• Tillträde 1 januari 2025

På grund av semester kommer frågor angående aktuell anställning besvaras från och med 25 juli.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.) Om urvalsfrågor finns upplagda så ser vi gärna att ni besvarar dessa (hänvisa inte till CV:et).