Receptionist till receptionen på CRC vid Medicinska fakulteten i Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen - Med-service

Enheten för Med-service är Medicinska fakultetens serviceorganisation och tillhandahåller tjänster till fakultetens samtliga verksamheter. Vid enheten arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje och delaktighet för alla medarbetare. Vi värnar om en god arbetsmiljö med respekt och omtanke i relationerna med varandra.

Enheten för Med-service är indelad i följande avdelningar:

• avdelningen för fastighet och säkerhet
• avdelningen för teknik och service
• avdelningen för enhetsstöd

Avdelning för Teknik och Service ansvarar för verksamheten i teknik och service på Biomedicinsk Centrum (BMC, Lund) och Clinical Research Centre (CRC, Malmö).  Avdelningens uppdrag är att verkställa underhåll, fastighetsskötsel samt leverans av tjänster enligt gränsdragningslista gentemot såväl externa parter (t.ex. fastighetsägare), som fakultetens interna verksamheter (t.ex. institutionerna).  Vidare utför avdelningen besiktning, underhåll och reparationer av instrument och utrustning enligt serviceavtal med brukare.  Avdelningen arbetar med förebyggande och avhjälpande underhåll, och tar inom sitt ansvarsområde emot felanmälningar och beställningar från verksamheten. Avdelningen ansvarar även för receptionen och konferensstöd vid BMC (Lund) och receptionen vid CRC i Malmö.

Avdelningen söker nu en tillsvidare förstärkningar med inriktning på reception och administrativt stöd till receptionen på CRC vid Medicinska fakulteten i Malmö. 

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats " https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss" om att vara anställd hos oss.

Arbetsuppgifter

Som receptionist och administrativt stöd kommer du i huvudsak att arbeta med följande uppgifter:

• bemanna receptionen på CRC i Malmö,
• hantera in- och utgående samtal i receptionen,
• bemöta och ge service till besökare,
• agera servicevärd vid möten och bokningar,
• vara behjälplig vid ommöbleringar och stödinsatser,
• tillhandahålla information till verksamheter och besökare,
• administrera beställning och utfärdande av behörighetskort,
• administrera bokningar i interna bokningssystem,
• allmänna administrativa uppgifter inklusive registervård och stöd till grundutbildningen,
• övervaka i realtid anläggningens inbrott- och brandlarms anläggningar,
• bistå ledningen på Med-service med att se över möjlighet att utveckla receptions- och konferensarbetet.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• genomförd utbildning på lägst gymnasienivå,
• mycket god erfarenhet av receptionsarbete,
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift,
• god förmåga att uttrycka dig på engelska i tal och skrift,
• god datorvana och dokumenterad erfarenhet av Windows och Microsoft Office.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har god socialförmåga, ordningssinne och samordningsförmåga. Det är viktigt att du har en väl utvecklad servicekänsla samt en professionell och positiv framtoning. Vi ser gärna att du tar dig an dina arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och har en stark vilja att främja en god teamkänsla

Meriterande för anställningen är:

• erfarenhet av receptionsarbete från en större organisation, 
• ytterligare språkkunskaper t ex i franska, tyska och spanska,
• erfarenhet av arbete med schemaläggning och Time Edit,
• erfarenhet av arbete med stödsystem t ex Service Now,
• tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter från annan offentlig myndighet / större organisation.

Övrigt

• förmåga och intresse att utvecklas i befattningen, 
• vid behov kan tjänstgöring i receptionen på Medicinska fakulteten i Lund (BMC) vara aktuellt,
• provanställningen kan komma att tillämpas,
• startdatum 1 december 2024 eller efter överenskommelse.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller kvalifikationskraven och varför du är intresserad av anställningen samt ett CV. Ansökan bör även innehålla övrigt som du önskar åberopa (kopior av examen, betyg, intyg, rekommendationsbrev, uppgifter till referenser etc).

Om urvalsfrågor finns upplagda så ser vi gärna att ni besvarar dessa (hänvisa inte till CV:et).