Vikarierande administrativ samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Tjänsten är ett vikariat, heltid och tillträde sker enligt överenskommelse i augusti 2019. 

Vi erbjuder ett stimulerande och omväxlande arbete med många kontaktytor där din kompetens tas tillvara och utmanas. Som administrativ samordnare hos oss på Naturvetenskapliga fakultetens kansli är du en viktig del i att vår verksamhet kontinuerligt förbättras och utvecklas. Du får ett självständigt arbete med stort egenansvar. Kansliet har en god sammanhållning och är ett positivt gäng. Våra medarbetare är nyckeln till att bedriva en verksamhet med hög kvalitet. Du kommer att ha ett nära samarbete med samtliga yrkesgrupper i verksamheten.

För oss är ditt engagemang viktigt och vi tror att du är en positiv person som ser utvecklingsmöjligheter i att arbeta hos oss. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Arbetsuppgifter
I tjänsten kommer du ha en viktig roll som administrativt och operativt stöd för verksamheten. Du kommer att vara del i forsknings- och ledningsstödet vid naturvetenskapliga fakultetens kansli. I rollen ingår allt från planering, mötesbokning, enklare administration till koordineringen av större mer komplexa ansvarsområden.

Ansvarsområden

• Ansvar för evenemang; t.ex praktiskt arrangera och administrera examenshögtid, promoveringar och liknande.
• Sekreterare i fakultetsstyrelsen samt support inom kansliets sekretariatsfunktion. I detta stöd ingår diverse uppgifter, tex skicka kallelser, sammanställa material till möten och föra protokoll.
• Vara administrativt stöd för fakultetens pedagogiska enhet (PLUS)
• Vara administrativt stöd i stipendiehanteringen på fakulteten
• Support till kansliet och service till fakultetsledningen såsom praktiska göromål i samband med möten samt resebeställningar.
• Löpande operativa uppgifter som tex inköp av kontorsmaterial.
• Kontaktperson för Lunds universitets interna serviceorganisation.
• Fakultetens kontaktperson för lokalfrågor.
• Handläggning av fakultetens valprocess.
• I övrigt förekommande arbetsuppgifter vid Kansli N.

Kvalifikationer

Krav

• Högskoleutbildning motsvarande kandidatnivå
• Gedigen administrativ erfarenhet med god förmåga att strukturera, planera och prioritera ditt arbete
• Erfarenhet av samordnande arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• God förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift
• Utmärkt dator- och systemvana 

Meriterande

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom universitets- eller högskolesektorn
• Erfarenhet av ledningsstöd
• Kunskap i Lunds universitets system 

Personliga kompetenser

Du har god förmåga att strukturera, planera och prioritera ditt arbete och kan hantera många uppgifter samtidigt. Du är självgående, gillar att ta ansvar och du har lätt för att anpassa dig till nya förutsättningar.

Vi värdesätter egenskaper som positiv attityd, engagemang och flexibilitet. Du ser det som en naturlig del av arbetet att ge god service och att utveckla dig och verksamheten. Du är mån om ett gott samarbete med kollegor och ledning genom ett positivt förhållningssätt.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.