Administrativ koordinator vid LTH:s kansli - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter
Som administrativ koordinator vid LTH:s kansli kommer du vara en del av avdelningen Ledningsstöd som är centralt placerad vid fakultetens kansli. Ledningsstöd är ett professionellt administrativt stöd till LTH:s organisation, styrelse och ledning, med övergripande ansvar för korrekt myndighetsutövning, och med en samlad överblick över fakultetens engagemang. Avdelningen har sex medarbetare.

Du kommer att arbeta inom två huvudsakliga områden. En del av arbetsuppgifterna innebär att vara registrator vid LTH:s kansli. Du sköter diarieföringen för de handläggare som inte diarieför ärenden själva, du sköter kansliets JK-balans, samt du vägleder LTH:s kansli inom diarieföring och arkivering mm. Inom diarieföring vill vi vara drivande och initiativtagare till utveckling och förbättring av rutiner och systemstöd. Detta sker genom nätverkande och tät kontakt med Arkiv Centrum Syd, arkivarier och registratorer inom Lunds universitet.

En annan del av anställningen innebär att ansvara för korrekt handläggning av administrativt arbete på myndigheten så som korrespondens med andra myndigheter, att arbeta med löpande uppdatering av LTH:s arbets- och delegationsordning, koordinera möten, sammanställa underlag, föra protokoll samt distribuera material och underlag till ledamöter och övriga intressenter mm. Även andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma.

Krav
Vi söker en erfaren administratör som trivs med att arbeta med rutinartade arbetsuppgifter men samtidigt värdesätter att delta i utveckling av rutiner, arbetssätt och system.

Du har:  

• Lägst gymnasieutbildning.
• Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt arbete.
• God erfarenhet av att arbeta i W3D3 eller andra dokumenthanteringssystem.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi söker dig som är strukturerad, självgående och noggrann. Du är serviceinriktad och har mycket god förmåga att samverka med många parter. Du har god samarbetsförmåga, är initiativtagande och har god kommunikativ förmåga.

Det är meriterande om du även har:

• Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet – och högskolesektorn eller annan offentlig sektor.
• Erfarenhet av webbuppdatering och arbete inom andra administrativa stödsystem så som Ladok och Proceedo mm.
• Akademiska meriter eller annan utbildning relevant för arbetsuppgifterna.
• Erfarenhet av registratorsarbete inom offentlig sektor.
• Kunskap om myndighetsförvaltning.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom LTH:s administration, samt bidra till dess framtida utveckling

Villkor
Tillsvidareanställning, omfattning 100 %. Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan
Ansökan skickas in via vårt rekryteringssystem där du kommer ombes att svara på urvalsfrågor, fylla i uppgifter som rör din meritförteckning samt skriva ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.