Receptionist / administrativ assistent till Forum Medicum (bevaka ev överklagan tom 240129) - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen - Med-service

Enheten för Med-service är Medicinska fakultetens serviceorganisation och tillhandahåller tjänster till fakultetens samtliga verksamheter. Vid enheten arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje och delaktighet för alla medarbetare. Vi värnar om en god arbetsmiljö med respekt och omtanke i relationerna med varandra.

Enheten för Med-service är indelad i följande avdelningar:

• avdelningen för fastighet och säkerhet
• avdelningen för teknik och service
• avdelningen för enhetsstöd

Avdelning för Teknik och Service ansvarar för verksamheten i teknik och service på Biomedicinsk Centrum (BMC, Lund) och Clinical Research Centre (CRC, Malmö).  Avdelningens uppdrag är att verkställa underhåll, fastighetsskötsel samt leverans av tjänster enligt gränsdragningslista gentemot såväl externa parter (t.ex. fastighetsägare), som fakultetens interna verksamheter (t.ex. institutionerna).  Vidare utför avdelningen besiktning, underhåll och reparationer av instrument och utrustning enligt serviceavtal med brukare.  Avdelningen arbetar med förebyggande och avhjälpande underhåll, och tar inom sitt ansvarsområde emot felanmälningar och beställningar från verksamheten.

Avdelning söker nu en tillfällig förstärkning med inriktning på reception och administrativt stöd till receptionen på Forum Medicum (BMC). 

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats " https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss" om att vara anställd hos oss.

Arbetsuppgifter

Som receptionist / administrativ assistent kommer du i huvudsak att arbeta med följande uppgifter:

• bemanna receptionen på Forum Medicum (BMC),
• hantera in- och utgående samtal i receptionen,
• bemöta och ge service till besökare,
• tillhandahålla information till verksamheter och besökare,
• administrera beställning och utfärdande av behörighetskort,
• administrera bokningar i interna bokningssystem,
• allmänna administrativa uppgifter inklusive registervård och stöd till grundutbildningen,
• övervaka i realtid anläggningens inbrott- och brandlarms anläggningar.

Beredskapstjänstgöring var 5-6 vecka ingår i arbetet vilket innebär, när man har beredskap, att man ska kunna infinna sig på arbetsplatsen inom 60 minuter.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• utbildning på lägst gymnasienivå,
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift,
• god förmåga att uttrycka dig på engelska i tal och skrift,
• god datorvana och dokumenterad erfarenhet av Windows och Microsoft Office,
• god erfarenhet av arbete med schemaläggning och Time Edit.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har god socialförmåga, ordningssinne och samordningsförmåga. Det är viktigt att du har en väl utvecklad servicekänsla samt en professionell och positiv framtoning. Vi ser gärna att du tar dig an dina arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och har en stark vilja att främja en god teamkänsla

Meriterande för anställningen är:

• tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från en högskola / universitet
• erfarenhet av arbete med stödsystemet "house on the hill"

Övrigt

• beredskapstjänstgöring var 5-6 vecka ingår i arbetet vilket innebär, när man har beredskap
• att man ska kunna infinna sig på arbetsplatsen inom 60 minuter
• vid behov kan tjänstgöring i receptionen på CRC (Malmö) vara aktuellt
• anställningsperioden är: 2024-01-01--2024-05-31
• startdatum 1 januari 2024

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller kvalifikationskraven och varför du är intresserad av anställningen samt ett CV. Ansökan bör även innehålla övrigt som du önskar åberopa (kopior av examen, betyg, intyg, rekommendationsbrev, uppgifter till referenser etc).

Om urvalsfrågor finns upplagda så ser vi gärna att ni besvarar dessa (hänvisa inte till CV:et).