Administrativ koordinator vid LTH:s kansli - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Som administrativ koordinator vid LTH:s kansli kommer du vara en del av avdelningen Ledningsstöd som är centralt placerad vid fakultetens kansli. Avdelningen har 6 medarbetare som tillsammans ger ett administrativt stöd och ger råd till LTH:s organisation, styrelse och ledning, utifrån att Lunds universitet är en statlig myndighet och det särskilda ansvar som myndighet som därmed följer. Ledningsstöd har en samlad överblick över fakultetens engagemang. 

Ledningsstöd vill vara drivande och en initiativtagare till utveckling och förbättring av rutiner och systemstöd inom det administrativa stödet för alla organ vi stödjer. Vi nätverkar och har tät kontakt inom Ledningsstöd, inom Lunds universitet och ibland utanför universitetet.

Arbetsuppgifter
Arbetsuppgifterna som administrativ koordinator kan utvecklas över tid men initialt kommer du att arbeta inom två huvudsakliga områden. En del av arbetsuppgifterna innebär att vara kansliets administrativa resurs för Ledningsgruppen för Jämställdhet, Likabehandling och Mångfald (JäLM) samt för Arbetsgruppen för JäLM (AG JäLM). Den andra delen innebär att vara administrativ resurs för forskarutbildningsnämnden (FUN). För båda organen innebär det att ansvara för korrekt handläggning av administrativt arbete på myndigheten, koordinera möten, sammanställa underlag, föra protokoll, skriva underlag för beslut samt distribuera material och underlag till ledamöter, diarieföring av beslut och koordinering med ordförande och övriga intressenter m.fl. I arbetsuppgifterna kommer du också att vara våra vicerektorer behjälplig med koordinering av möten, insamling av material samt visst skrivarbete och sammanställningar. Visst arbete med föreskrifter och avtal förekommer.

Anställningen innebär också att kunna arbeta med löpande uppdatering av LTH:s intranät och webb för de organ du stödjer, administrera nätverk, korrespondens med andra inom myndigheten, samt vara back-up resurs för kollegor inom avdelningen. Även andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker en erfaren administratör som trivs med att arbeta med både rutinartade arbetsuppgifter och med att utveckla rutiner, arbetssätt och system.

Krav för anställningen är:   

• Universitets- och högskoleutbildning eller motsvarande erfarenhet som bedöms vara likvärdig.
• Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt arbete.
• God datorvana och goda kunskaper i samt erfarenhet av att arbeta i administrativa system och program så som Office-paketet, dokumenthanteringssystem mm.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi söker dig som är strukturerad, självgående och noggrann. Vi söker dig som har ett prestigelöst förhållningssätt till dina arbetsuppgifter och har en stark servicekänsla samt en god förmåga att samverka med andra parter. Du har god samarbetsförmåga, är initiativtagande och har god kommunikativ förmåga.

Meriterande för anställningen är:  

• Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet – och högskolesektorn eller annan offentlig sektor.
• Akademiska meriter inom juridik eller statsvetenskap eller tidigare erfarenhet av att arbeta med lagar och avtal.
• Erfarenhet av webbuppdatering och intranät.
• Efarenhet av administrativa stödsystem så som Ladok, Proceedo och W3D3.
• Kunskap om myndighetsförvaltning.
• Erfarenheter från processorienterat arbetssätt.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom LTH:s administration, samt bidra till dess framtida utveckling

Villkor
Tillsvidareanställning, omfattning 100 %. Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan
Ansökan skickas in via vårt rekryteringssystem där du kommer ombes att svara på urvalsfrågor, fylla i uppgifter som rör din meritförteckning samt skriva ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.