Administrativ koordinator vid X-Lab LTH

Beskrivning av arbetsplatsen

X-Lab är en särskild verksamhet vid LTH där studenter och anställda ges möjlighet att omsätta idéer och teoretisk kunskap till praktiska lösningar. X-Lab är förlagd till Norra Apparathallen vid M-huset på LTH Campus och utgörs av lokaler, utrustning samt personellt stöd för prototypframtagning och innovation, i en engagerande och kreativ miljö som lockar studenter och personal att utforska och skapa tillsammans. Verksamheten består av makerspace, projektlokaler, studentföreningar och hyresgäster. Lokalerna genomgår för närvarande en ombyggnation och anpassning i syfte att skapa en inspirerande miljö som stöder samarbete och upplevelsebaserat lärande tillsammans med användare inom Lunds universitet och det omgivande samhället.

X-Labs personal består av lärare och studenter som driver och utvecklar verksamheten för att nå våra långsiktiga mål inom utbildning, forskning och samverkan. Vi söker nu en administrativ koordinator som kommer ge kvalificerat ledningsstöd för X-Labs administrativa verksamhet och fungera som en länk till fakultetskansliet.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som administrativ koordinator har du ansvar för olika typer av administrativa arbetsuppgifter.

Dessa inkluderar stöd för X-Labs ledningsgrupp och föreståndare gällande arbetsuppgifter såsom katalogansvar, behörighetsansvar, systemansvar, rekrytering, ekonomi och budget, mötesadministration, ansökningar, lokal- och eventbokningar och accesser. Även administration av kurser, introduktioner, utredningar, webbplats, koordinering av användare i verksamheten samt andra administrativa uppgifter kopplade till utvecklingen av X-Labs verksamhet kan ingå. Andra administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Högskoleutbildning inom relevant område eller arbetslivserfarenhet som kan bedömas som likvärdig
• Dokumenterad erfarenhet av att självständigt planera och genomföra administrativa uppdrag och processer
• Erfarenhet av att delta i eller självständigt genomföra utredningar och kartläggningar kopplat till utveckling av verksamhet
• För denna anställning är det viktigt att du behärskar svenska språket både skriftligen och muntligen på hög nivå
• Det krävs även goda kunskaper i engelsk i skrift och tal
• Datavana och säkerhet i hantering av MS Office-paketet
• Erfarenhet av att samarbete med människor med olika roller, utbildningsbakgrund och kulturell bakgrund

Meriterande för anställningen är:

• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom högskolesektorn eller annan myndighet
• Erfarenhet av verksamhetsutveckling
• Erfarenhet av projektledning

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten. Du har en förmåga att hålla många bollar i luften och trivs med en problemlösande roll och räds inte att ta tag i saker som uppstår. Du har en mycket god kommunikativ förmåga.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom X-Labs verksamhet samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Tjänsten är placerad vid Campus LTH i Lund.

Anställningen är tillsvidareanställning med omfattningen 50-100 procent med tillträde i januari 2025 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan tillämpas.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!