Receptionist vid Kemiska institutionen

Arbetsuppgifter

På Kemicentrum bedrivs forskning och utbildning inom kemi i världsklass. Här arbetar forskare från olika forskningsområden och inriktningar inom kemi under samma tak för att förstå, förklara och förbättra vår värld. Kemicentrums läge i det norra universitetsområdet i Lund, mitt i hjärtat av Öresundsregionen, bidrar till en kreativ studie- och forskningsmiljö. Idag verkar tre institutioner på Kemicentrum och omfattar 1900 anställda och studenter.

Som receptionist vid Kemicentrum kommer du vara en del av administrativa enheten. Kemicentrums internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, anställda och gäster. Du kommer att arbeta inom två huvudsakliga områden, vilka är allmän administrativ service och kommunikation.

 Arbetsuppgifterna kommer bland annat att bestå av:

• Att vara Kemicentrums ansikte utåt. Att hjälpa besökare, studenter och personal till rätta och kunna bistå dem i nedanstående uppgifter samt att hänvisa dem vidare i de fall det är aktuellt.
• Hantering av praktiska detaljer såsom passerkortssystem/behörigheter, lokalbokningar, nyckelhantering/beställning, felanmälningar och allmän trivsel i lokalerna
• Administration kring våra gästbostäder såsom bokning, fakturering, felanmälningar och allmänna göromål i samband med gästers ankomst och avresa.
• Webbkommunikation i form av uppdatering av Kemicentrum och Kemiska institutionens hemsidor samt skapande och uppdatering av sändlistor.
• Ansvar för skyltning, uppdatering av informationsskärmar och underhåll av anslagstavlor.
• Sekreterare vid möten samt ansvara för bokningar, utskick, anmälningar och beställningar vid workshops, konferenser, utbildningar och liknande
• Hantering av enklare ekonomi- och personalärenden såsom granskning av reseräkningar, inköp av kontorsmaterial och viss fakturahantering.
• Arkivering och diarieföring relaterade till ovanstående arbetsuppgifter.
• Övriga administrativa uppgifter som till exempel introduktion av nya medarbetare.

Detta ställer krav på att du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Då arbetet är utåtriktat och innebär att du har många kontaktytor inom och utanför institutionen ställs det höga krav på flexibilitet och arbetsbelastningen kan variera över tid. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor på administrativa enheten samt i viss mån med avdelningsadministratörerna på Kemicentrum. Som receptionist är du Kemicentrums ansikte utåt och det förutsätter att du arbetar fysiskt på plats varför distansarbete inte kommer vara möjligt.

Krav

• Minst gymnasieexamen
• Erfarenhet av ett serviceinriktat administrativt arbete.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• Erfarenhet av att arbeta i flera olika administrativa system och ett intresse för och vilja att lära sig hantera nya administrativa system.

Övriga meriter:

• Erfarenhet av administrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn.
• Arbetslivserfarenhet som receptionist
• Erfarenhet av arbete i några av följande program: Primula, W3D3, Symmetry, Lupin och Drupal.
• Arbetslivserfarenhet inom utveckling och underhåll av hemsidor

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som receptionist har mycket kontakt med personal, studenter, gäster och andra besökare inom Kemicentrum. Du är strukturerad och har en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en mycket stark servicekänsla. Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt. Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.

Hänsyn kommer också att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen samt bidra till dess framtida utveckling.

Villkor

Anställning är tillsvidare med provanställning 6 månader. Heltid, 100%.

Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).