Receptionist - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Receptionist för universitetsbutiken och bostäder

På LU Bostäder arbetar nio medarbetare som ansvarar för andrahandsuthyrning av bostäder till internationella studenter och gästforskare vid Lunds universitet på kort såväl som på lång sikt. Inför varje terminsstart anländer studenter från hela världen; de tas emot på Arrival Day då de bland annat får nyckel till sitt nya boende.

LU Bostäder ansvarar för 960 studentbostäder, 181 gästforskarbostäder och ett korttidsboende, Guest House, på Sparta. Bostäderna finns huvudsakligen i Lund, fördelat på ca femton olika bostadsområden. En fastighet med 62 bostäder ligger vid Folkets park i Malmö och ytterligare en med 25 bostäder nära Campus i Helsingborg.

På Administrativa avdelningen arbetar åtta medarbetare som ansvarar för receptioner och ekonomisk administration för sektionen LU Service. Denna verksamhet är förlagd i både Lund och på Campus Helsingborg. Inom avdelningen finns även Universitetsbutiken som ligger på Sparta.

Arbetsuppgifter

Arbetet består i korthet av att ge väldigt god service, arbeta kundfokuserat och vara Universitetsbutikens, University Guest House och LU Bostäders ansikte utåt. Tjänsten ingår i processen att tillhandahålla korttidsboende åt internationella studenter och gästforskare vid Lunds universitet och processen att delta i driften av Universitetsbutiken. Däri finns bland annat handläggning av alla delmoment kopplade till studentens och gästforskarens boende, försäljning av profilprodukter och kundservice både i det fysiska rummet som i det digitala.

I arbetet ingår att hitta lösningar på kundernas/hyresgästernas problem vilket kräver att du snabbt ska kunna hitta rätt information och förmedla den vidare på ett tydligt sätt. Dessa ärenden kan både komma via mail och genom besök i receptionen. I arbetet ingår också att kunna hantera beställningar i webbshop, packa beställningar och tillse att leveransen skickas till kunder samt att ta emot och hantera leveranser, lagerinventering och uppföljning av beställningar, vid behov. Du ska tillse att butiken är välfylld och ser vårdad ut.

Du kommer att jobba nära dina närmsta kollegor och rapportera till avdelningscheferna för Administrativa avdelningen och avdelningen LU Bostäder.

Du som sökande kommer arbeta halva tiden i receptionen för University Guest House och Universitetsbutiken på Sparta och halva tiden på LU Bostäders reception på Sofieberg, vilket innebär att du får promenera cirka 250 meter mellan dina arbetsplatser. Under sommarmånaderna kommer vissa receptioner vara stängda och då är det mail och andra back-office uppgifter som kommer behöva lösas.

Kvalifikationer

I tjänsten har du daglig kontakt med människor från många olika kulturer och med varierande bakgrund. Detta ställer höga krav på att kunna tala och skriva engelska obehindrat. Det är viktigt att kunna uttrycka sig tydligt för att skapa god dialog och därigenom tillse att viktig information förmedlas på ett sådant sätt att mottagaren kan ta det till sig.

Tjänsten ställer krav på noggrannhet och stresstålighet samt intresse för arbete med administrativa system och kundservice. Det är viktigt att kunna arbeta i en liten grupp med eget ansvar för egna arbetsuppgifter och deltagande i att lösa gemensamma arbetsuppgifter.

Vi ser gärna sökanden med tidigare dokumenterad erfarenhet av arbeta med olika IT-stöd såsom bokningssystem, affärssystem, Officepaketet (framförallt Outlook och Excel) och kassasystem. Det är av vikt att den sökande kan visa dokumenterad erfarenhet av att arbeta med kundservice och hyresgästservice.

Det krävs att du är en anpassningsbar person med ett prestigelöst arbetssätt som inte räds att fråga, att både ta och ge återkoppling och som ser kommunikationen med dina medarbetare som ditt viktigaste arbetsverktyg.

För att vara aktuell för tjänsten ska du ha

• dokumenterad erfarenhet av olika IT-system (referenser krävs)
• dokumenterad erfarenhet att arbeta med kundservice och hyresgästservice inklusive referenspersoner
• mycket goda kunskaper i engelska, i både tal och skrift.

Samtliga ovanstående punkter ska redovisas i ditt CV. Under intervjuprocessen kommer vi att genomföra en enklare kontroll av de sökandes engelskkunskaper.

Det är meriterande om du är

• kunnig i Kinetics fastighetssystem, KxStudent
• kunnig i Hoist hotellbokningssystem, SmartHOTEL
• har kassavana i Spector och Textalk
• behärskar fler språk än svenska och engelska
• har arbetat internationellt eller i mångkulturella kontexter.

Samtliga ovanstående punkter ska redovisas i ditt CV.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställningen avser tiden 2019-06-01--2020-02-29.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.