Gruppchef för ledningsstöd och administration på fysiska institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Fysiska institutionens kansli består av ca 35 personer som stöttar kärnverksamheten med service, administration, ekonomi och kommunikation. Denna tjänst är ny inom kansliet, och kommer att ingå i kansliets ledningsgrupp tillsammans med administrativ chef, ekonomichef och IT-chef.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som gruppchef för administration och ledningsstöd vid Fysiska institutionen har du två uppdrag: ett som chef och ett som koordinator. Chefsuppdraget omfattar medarbetare inom fysiska institutionens kansli med huvudsakliga uppdrag att stötta kärnverksamheterna med olika administrativa stödfunktioner. Uppdraget som koordinator omfattar stöd till prefekt och institutionsledning avseende exempelvis utredningar, beslutshantering och styrelseadministration. I samråd med verksamheten vidareutvecklar och leder gruppchefen det administrativa stödet och säkerställer att det är ändamålsenligt.

Gruppchefen ansvarar för institutionens rutiner och arbetssätt inom forsknings- och avdelningsadministration, HR-administration, kommunikation och registratur samt har personal- och budgetansvar för den personal inom kansliet med arbetsuppgifter inom forskningsadministration, HR-administration, kommunikation och registratur. Sammanlagt en grupp om 10 medarbetare som är placerade på olika platser runt om på institutionen.

Arbetsuppgifterna bland består bland annat av att:

• leda och fördela arbetet för medarbetare inom enheten, med budget- och personalansvar
• ansvara för utveckling av interna rutiner rörande enhetens verksamhet och kontakt med andra delar av universitetet avseende exempelvis administrativa arbetssätt
• genomföra utredningar
• ta fram beslutsunderlag till institutionsledning och institutionsstyrelse
• administration och mötesbokningar kopplat till styrelsemöten och andra ledningsmöten
• planera, strukturera och följa upp institutionens arbete kring beslut och myndighetsutövning
• stötta och underlätta för prefekt och institutionens övriga ledning i sina respektive uppdrag, exempelvis genom att koordinera ledningsgruppsmöten och kommunikation med andra delar av universitetet och externt

Rollen som gruppchef är ny inom institutionskansliet och kommer att byggas upp i samråd med administrativ chef. Vi ställer inga krav på tidigare erfarenhet av formellt chefskap och gruppchefen kommer att stödjas av administrativ chef samt ges möjlighet för kompetensutveckling inom chef-/ledarskap.

Kvalifikationer
Vi söker en ledare med en bred administrativ bakgrund och erfarenhet av att leda medarbetare med olika fysiska placeringar och som är verksamma inom olika arbetsområden. Du är kommunikativ och lyhörd och har förståelse för vikten av att ha en nära dialog med verksamhet och personal. Du behöver ha förmåga att se helheter, skapa gemensamma mål och att driva och utveckla en stödverksamhet i en akademisk organisation.

Krav för anställningen är:

• Ledarskapserfarenhet, och erfarenhet att leda medarbetare med olika fysiska placeringar och som är verksamma inom olika arbetsområden
• Erfarenhet av ledningsstödjande uppdrag och arbete med administrativa processer
• Universitets-/högskoleutbildning inom ett för tjänsten relevant område
• Erfarenhet av att genomföra utredningar
• God kunskap om myndighetsutövning och beslutsfattande
• Förmåga och erfarenhet av att skapa en god arbetsmiljö
• God kommunikativ förmåga
• God samarbetsförmåga
• God problemlösningsförmåga
• God förmåga att prioritera
• Erfarenhet och förmåga att arbeta med digitala administrativa system
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av kvalificerat arbete inom universitets- och högskolesektorn
• Grundläggande kunskap om ekonomiprocesser inom offentlig verksamhet
• Ledarskapsutbildning
• Ytterligare språkkunskaper

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka kansliets ledningsgrupp och arbetet inom institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt
Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde snarast möjligt enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Vi kommer att tillämpa löpande urval för att möjliggöra intervjuer under sommaren, så vänligen vänta inte med din ansökan. Alla ansökningar beaktas efter ansökningstidens utgång.

Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer om att vara anställd hos oss på universitetets webbplats: Jobba hos oss