Administrativ chef, Institutionskansliet vid Inst. för processteknik och tillämpad biovetenskap - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Institutionen för processteknik och tillämpad biovetenskap (PLE) bildades 2024 genom sammanslagning av två institutioner som idag är två avdelningar inom PLE. Vid institutionen bedrivs högt kvalificerad forsknings- och utbildningsverksamhet. Institutionen har idag ca 85 anställda och en omsättning på 120 Mkr. Under 2025 planerar institutionen en utökning med ytterligare en avdelning och PLE ökar därmed till cirka 130 anställda och 185 Mkr.

Institutionskansliets administrativa personal kommer att ledas av en administrativ chef och består av en personalgrupp på drygt 7 personer som ansvarar för institutionens centrala administration och service inom funktioner som ekonomi, kommunikation, personaladministration och utbildningsadministration.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss. Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområde

Som administrativ chef leder, samordnar och utvecklar du det administrativa arbetet inom verksamheten samt är chef för den administrativa personalen. Du är ansvarig för att säkerställa och utveckla administrativa processer inom hela organisationen vilket exempelvis omfattar forskning, utbildning. samverkan, kommunikation, ekonomi och HR. I samråd med prefekt och avdelningsföreståndare ansvarar du för planering på ledningsnivå, där du aktivt deltar i institutionens strategiska arbete. Du ingår i institutionens ledningsgrupp och rapporterar till prefekt på institutionen samt föredrar ärenden för institutionsstyrelsen. Du har även i uppdrag att representera institutionen i relevanta sammanträden och nätverk samt samverka med andra administrativa chefer vid Lunds universitet.

Du har formellt chefsansvar för institutionens administrativa enhet, budget och personal, inklusive arbetsmiljöansvar. Som administrativ chef är du ett stöd för övriga chefer inom institutionen (prefekt, biträdande prefekt samt avdelningsföreståndare).

Avdelningens uppdrag är brett och det är därför centralt att inom arbetsgruppen åstadkomma en bred kompetensbas för att möta de behov som finns. Som ett led i detta bidrar du och dina medarbetare med relevanta analyser och konsultativt stöd i operativa frågor och utvecklingsarbete. Då personalgruppen du har chefsansvar för är relativt liten, utgör operativt arbete huvuddelen av din arbetstid. 

Arbetsuppgifter 

• Personalansvar och övergripande personalplanering för den administrativa personalen.
• Planering och uppföljning av verksamhetsområdet administration.
• Samordna, hitta synergier och utveckla den samlade administrationen.
• Arbetsmiljöfrågor, eventuell även deltagande i HMS-kommitté.
• Delta i relevanta LU-interna och externa nätverk
• Arbetet innebär samverkan på alla nivåer och inom en rad olika nätverk inom Lunds universitet där du förväntas delta aktivt.
• Sammanställa institutionens gemensamma ekonomiska rapportering.
• Arbeta operativt med institutionens ekonomi.
• Vara kontaktperson för frågor gällande ekonomi

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• Universitets- eller högskoleutbildning inom ekonomi.
• Erfarenhet av budgetarbete, bokslut och andra finansiella processer inom offentlig/statlig sektor.
• God förmåga att formulera dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Förmåga att arbeta med strategiska frågor.
• Erfarenhet av arbete med administrativa processer inom offentlig/statlig sektor.
• Förmåga och erfarenhet av att skapa och bidra till en god arbetsmiljö.
• Kunskap om och/eller erfarenhet av personal- och arbetsmiljöfrågor.
• God samarbetsförmåga.
• God problemlösningsförmåga.
• God förmåga att prioritera.

Meriterande

• Erfarenhet av arbete inom universitet/högskola, särskilt som ledare för stödfunktioner.
• Erfarenhet av arbete i de administrativa system som universitetet använder.
• Ledarskapsutbildning eller likvärdig utbildning.

Vi söker dig med drivkraft att skapa väl anpassade stödfunktioner som en naturlig del av såväl det dagliga arbetet som i planerings- och beslutsprocesser.

Rollen kräver god insikt om arbetsinnehåll och roller för såväl HR som ekonomi för att kunna relatera till uppdraget i sin helhet. Vi lägger stor vikt vid att du har gedigen arbetslivserfarenhet, är strukturerad och har förmåga att bryta ner långsiktiga målsättningar till konkreta arbetssätt. Ett gott arbetsklimat, engagemang och delaktighet står högt på din agenda liksom att dina medarbetare ges möjlighet till personlig och professionell utveckling.

Du är en tydlig och analytisk person med förmåga att bygga förtroendefulla relationer utan att tumma på din professionella integritet. Som ledare arbetar du långsiktigt, delegerar med tillit och följer upp resultat på ett konstruktivt sätt. Vidare behöver du kunna plocka fram såväl lyhördhet som beslutsamhet med god känsla för vad situationen kräver.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper, där vi ser att kandidaten har ett strukturerat arbetssätt med fokus på kvalité och service. Du är en kommunikativ, initiativtagande och självständig person som är lyhörd för hela verksamhetens behov. Då du kommer arbeta i nära kontakt men många personer i olika positioner ställer vi stora krav på en god samarbetsförmåga samt hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom organisationen.

Villkor

Anställningen är tillsvidare på 100 %. Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)