Utbildningsadministratör

Beskrivning av verksamheten

Musikhögskolans institutionskansli ansvarar för verksamhetsstöd i huvudsak till skolans musiker- och musiklärarutbildningar. Kansliet ger nära och ämnesanpassad service till studenter, lärare, forskare och andra anställda.

Musikhögskolans schemaläggningsarbete är en komplex process då merparten av alla studenter och lärare schemaläggs inför varje läsår. Undervisning bedrivs individuellt och i grupper av olika storlek. Det förberedande arbetet sker i ett digitalt verktyg för studieplanering (File Maker) då Musikhögskolan har ett flertal mindre undergrupper inom ramen för de utbildningar som ges. Schemaläggningen görs i programmet TimeEdit

Arbetsuppgifter

Som vikarierande utbildningsadministratör arbetar du huvudsakligen med schemaläggning och lokalplanering. Du lägger grund- och detaljplaneringen för nästa läsårs schema, schemalägger och bokar lokaler i TimeEdit, samt genomför övrigt förekommande uppgifter i samband med schemaläggning och lokalbokning, som exempelvis att delta i möten vid Lunds universitet.

I arbetet ingår även hantering av innevarande studenters scheman och lokaler vid behov av justeringar och ombokningar. Du deltar också i förbättringsarbete av processer och verktyg för schemaläggning och lokalbokning.

Arbetet sker i nära samarbete med en kollega med samma uppdrag. Du samarbetar också med teknik- och serviceenheten (Backstage), utbildningsadministrationen, lärare och studenter.  

I tjänsten ingår även övrigt förekommande administrativa uppgifter såsom resebokningar, att vara behjälplig vid antagningsprov samt viss administration i studiedokumentsystemet Ladok och på lärplattformen Canvas.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• högskoleexamen motsvarande lägst kandidatexamen (180 hp),
• mycket goda kunskaper om och erfarenhet av arbete med digitala verktyg,
• goda kunskaper om och erfarenhet av Microsoft Excel och Formulär (Forms)
• god förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska och engelska

Meriterande är:

• erfarenhet av administrativt arbete vid universitet eller högskola
• erfarenhet av administrativt arbete inom konstnärlig verksamhet
• erfarenhet av arbete i schemaläggningsverktyget TimeEdit
• erfarenhet av Musikhögskolans utbildningar, struktur och lokaler

För att lyckas i uppdraget krävs att du är strukturerad och flexibel, har förmåga att arbeta självständigt och tar ansvar för att planera och genomföra ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar nära dina kollegor på institutionen och behöver därför vara serviceinriktad och ha en god samarbetsförmåga. Du är noggrann och kommunikativ samt ser såväl helheter som detaljer. Då tjänsten är ett vikariat har du förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala system och hitta grundstrukturer i en komplicerade processer.

Övrigt 

Anställningen är ett vikariat t.o.m. 2026-06-15 med tillträde 2026-01-15 eller enligt övrenskommelse. 

Ansökan ska omfatta meritförteckning och personligt brev där du beskriver hur du kommer att ta dig an uppgiften och vad du har att tillföra tjänsten.