Ekonomiadministratör, Institutionen för informatik - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vid Institutionen för informatik bedrivs utbildning, forskning och näringslivssamverkan inom informatik. Vi har ca 25 anställda och omsätter omkring 30 miljoner kronor. Vid institutionens administration finns en ekonomiadministratör (denna tjänst), en utbildningsadministratör, en studievägledare och en koordinator.

Då vår ekonomiadministratör inom kort ska pensioneras söker Institutionen för informatik en ekonomiadministratör för tillsvidareanställning med omfattningen 100%. Tillträde för anställningen är 2019-06-01 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan förekomma.

Arbetsuppgifter

Vi söker en strukturerad administratör med servicekänsla och kompetens inom ekonomi- och personaladministration.

Då vi är en liten institution ingår olika arbetsområden och -uppgifter i tjänsten. Detta innebär ett stimulerande och varierande arbete och vissa arbetsuppgifter kan komma att förändras. Du måste kunna ta ansvar och skapa en klar målbild av vad som behöver göras i ditt arbete. Du ska också självständigt kunna planera ditt arbete och driva processer framåt samtidigt som du har förmågan att komma till avslut.

I tjänsten ingår följande arbetsområden:

• Ekonomiadministration (ca 70%)
• Personaladministration (ca 20%)
• Institutionsadministration och kommunikation (ca 10%)

Som ekonomiadministratör ansvarar du för institutionens ekonomiska arbete. Du kommer att samverka med ekonomer inom Ekonomihögskolan, Lunds universitetets centrala förvaltning samt med externa finansiärer. Ekonomiadministration för andra enheter vid Ekonomihögskolan kan också komma att bli aktuellt.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen som ekonomiadministratör är:

• Redovisning och bokföring
• Budget- och bokslutsarbete
• Elektronisk fakturahantering
• Kund- och leverantörsreskontra
• Rese- och utläggsräkningar
• Projekthantering och projektredovisning
• Inköp av möbler och diverse kontorsmaterial
• Ge stöd till och samverka med prefekt och övrig personal vid institutionen gällande ekonomiska frågor.

Som personaladministratör ansvarar du för institutionens HR- och personalarbete. Du kommer att samverka med andra personaladministratörer och ingå i HR-nätverket på Ekonomihögskolan.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen som personaladministratör är:

• Handlägga personalärende såsom nyanställningar, tjänstledigheter, ersättningar, förordnanden, inrapportering av timförordnande och arvoden
• Introduktion av nyanställda (inklusive internationella medarbetare)
• Källrapportör i Primula
• Administrera personaluppgifter i personaldatabasen Lucat
• Administrera distributionslistor i EPIC-systemet
• Ge stöd till och samverka med prefekt och koordinator gällande HR-frågor.

Som institutionsadministratör och kommunikatör ger du service till och samverkar med prefekt och övrig personal vid institutionen. Du ansvarar för trivselhöjande åtgärder såsom boka personalmiddagar, fixa mötesfikor, köpa blommor och presenter, etc.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen som institutionsadministratör och kommunikatör är:

• Administrera intranät och webbsidor
• Sekreterare i institutionsstyrelsen
• Ansvara för diarieföring och arkivering
• Organisera konferenser
• Ha kontakt med lokalvård, vaktmästeri, etc.
• Ge service till prefekt och övrig personal vid institutionen.

 Kvalifikationer

• Gymnasial utbildning inom ekonomi. Högskoleutbildning är meriterande.
• Mångårig arbetslivserfarenhet av kvalificerat ekonomiarbete, gärna vid universitet/högskola.
• Grundläggande kunskap inom vilka lagar och avtal som gäller samt tillämpningen av dessa inom HR-området. Du bör också vara väl insatt i GDPR då du kommer att hantera uppgifter om anställda.
• Erfarenhet av att ha arbetat med personaladministration är meriterande.
• God datorvana och erfarenhet av att arbeta i (och lätt att lära nya) IT-system.
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska såväl som på engelska.
• Erfarenhet av Lunds universitets administrativa system, rutiner och regelverk är särskilt meriterande.

Vi söker dig som har ett gott ordningssinne, initiativförmåga och tar dig an nya arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt och serviceorienterat sätt. För att bli en tillgång i en mindre arbetsgrupp bör du dessutom ha en positiv läggning och ha en vilja till dialog och lagarbete.

• Du har intresse av både administration och människor.
• Du är kommunikativ och prestigelös med en stark servicekänsla.
• Du är noggrann och välorganiserad, har ett strukturerat arbetssätt och hög kvalitetsmedvetenhet.
• Du har lätt för att arbeta såväl självständigt som i grupp.
• Du är initiativrik, lösningsorienterad och förändringsbenägen.
• Arbetet ställer stora krav på ansvarstagande och flexibilitet samtidigt som du trivs med rutinuppgifter.
• Vid vissa tidsperioder är arbetsbelastningen hög, därav är effektivitet och stresstålighet nödvändiga egenskaper.
• Du är en van användare av Word och Excel i ditt dagliga arbete.

Vid tillsättning av den här tjänsten kommer vi att lägga stor vikt vid dina personlig egenskaper och hur du passar in i arbetslaget.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.