Lunds universitet, MAX IV,

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.

Arbetsuppgifter
Som administrativ koordinator på MAX IV kommer du huvudsakligen ha dessa uppgifter:
- Ansvar för diarieföring och arkivering för hela MAX IVs organisation.
-
Inneha rollen som ”Office space coordinator”, vilket inbegriper att upprätthålla en aktuell förteckning över kontorsarbetsplatser, koordinera kontorsflytt, utföra möbelbeställningar samt att samverka med verksamheten i frågor om kontorsmiljö.
- Kontaktperson gentemot leverantör av lokalvård avseende kontorsytor.
- Ansvar för avtal och leverantörskontakter avseende serviceavtal såsom kaffe/vatten, varumaskiner och växter. Du kommer att medverka i LOU upphandlingar i nära samarbete med MAX IVs upphandlingsfunktion.
- Koordinera och samarbeta med extern konsult vid anpassningar av kontorsmiljöer
- Back-up resurs i receptionen, vilket innebär att du ska upprätthålla god kännedom om rutiner och system som tillämpas i receptionen på MAX IV.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning eller motsvarande med gedigen erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Rollen kräver erfarenhet av diarieföring & arkivering. Det är meriterande med erfarenhet från W3D3 som är universitetets system för diarieföring. Du har även erfarenhet av att genomföra direktupphandlingar. Vi ser gärna att du har arbetat i en serviceinriktad roll. Då arbetsplatsen har en tydlig internationell prägel sker kommunikation mestadels på engelska, varvid du måste behärska det obehindrat. Likså gäller svenskan, då myndighetsspråk och regelverk är på svenska. God datorvana är en förutsättning.

Vem är du?
Du har förmåga att ta egna initiativ och att anpassa rutiner utifrån de förändringar som sker i en organisation. Att arbeta självständigt är självklart för dig men du motiveras även av att samarbeta med kollegor när situationen kräver det.  Du har en utpräglad känsla för service samtidigt som du står stadigt i tillämpningen av statliga regelverk. En viktig egenskap är förmågan att kunna hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Då det periodvis kan uppstå en ökad arbetsbelastning förutsätter det att du kan prioritera och planera ditt arbete. Då rollen innebär mycket kontakt med verksamheten är detta något du trivs med. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?
Du kommer spela en viktig roll i MAX IVs backoffice och bidra till verksamheten bl a genom att vara sakkunnig inom områden kopplade till dina arbetsuppgifter, t.ex. lagen om offentlig upphandling, arkivlagen, LUs dokumenthanteringsplan etc. Vi erbjuder en varierad tjänst med högt tempo, trevliga kollegor & bra sammanhållning med stor egen påverkansmöjlighet. Allt i en spännande miljö på Brunnshög i Lund!

 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Ange även när du har möjlighet att tillträda. Urvalet kommer att göras löpande.

Provanställning kan tillämpas.

 

 

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Lund
Län Skåne län
Land Sverige
Referensnummer PA2020/3179
Kontakt
  • Marie Andersson, +46462224702
Facklig företrädare
  • OFR/S:Fackförbundet ST:s kansli, 046-222 93 62, st@st.lu.se
  • SACO:Saco-s-rådet vid Lunds , 046-222 93 64, kansli@saco-s.lu.se
  • SEKO: Seko Civil, 046-222 93 66
Publicerat 2020-10-06
Sista ansökningsdag 2020-11-01

Tillbaka till lediga jobb