Institutionsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för strategisk kommunikation söker en institutionsadministratör på heltid.

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör kommer du att ha övergripande administrativa uppgifter och fungera som stöd till institutionsråd och kollegor på institutionen. Du ingår i en liten administrativ grupp på institutionen där arbetet innebär mycket kommunikation med prefekt, forskare och övrig personal samt ibland även med studenter.

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

• Allmän institutionsservice/administration
• Katalogansvarig LUCAT och personalplanering
• Registrator, huvudansvarig för diarieföring och arkivering av styrelsematerial
• Sekreterare i institutionsstyrelsen för Institutionen för Strategisk kommunikation
• Ledningsstöd, som t ex mötessekreterare, lokalbokning av interna möten, bokning och inköp av resor, måltider, varor och tjänster
• Mottagande av nyanställda och administrativt stöd till nyanställda
• Stöd till externa gäster
• Webbplatsansvar för institutionens webbplats i Drupal
• Marknadsföring av och kommunikation kring institutionens utbildningar

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Gymnasieexamen inom teoretiskt program
• Erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom den offentliga sektorn
• Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift, på svenska såväl som engelska.
• Mycket god datorvana/systemvana med kunskap i Officepaketet
• Erfarenhet av ett serviceinriktat arbete

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av arbete i stödjande och koordinerande roller
• Erfarenhet av program som W3D3, TimeEdit, Drupal och Retendo
• Erfarenhet av digitala mötesverktyg som Zoom och Teams.
• Utbildning på högskolenivå i relevant ämne
• Erfarenhet av administrativt och serviceinriktat arbete inom högskola/universitet
• Erfarenhet av marknadsföring av och kommunikation kring högskole-/universitetsutbildning

Vi söker dig som har ett mycket gott ordningssinne, är noggrann och tar dig an dina arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt och serviceorienterat sätt. Du behöver ha god förmåga att arbeta självständigt och driva dina processer vidare. För att bli en tillgång i en mindre arbetsgrupp bör du dessutom ha en positiv läggning och vilja till dialog och lagarbete. Det är även viktigt att du har social kompetens, är flexibel, kan kommunicera på ett tydligt sätt samt har mycket god samarbetsförmåga. Arbetet innebär att många ärenden pågår parallellt vilket ställer krav på att du självständigt kan strukturera, planera, analysera och hantera administrativa ärenden.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare med tillträde den 1 januari 2023 eller enligt överenskommelse. Anställningens omfattning är 100 % av heltid. Provanställning om 6 månader kan komma att tillämpas. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.