Vikarierande administrativ chef vid Fysiska institutionen

Beskrivning av arbetsplatsen

Fysiska institutionen vid Lunds universitet söker nu en vikarierande administrativ chef till ett utvecklande och betydelsefullt uppdrag i en internationell forskarmiljö. Här bedriver vi världsledande forskning och utbildning, och som administrativ chef kommer du att spela en nyckelroll i att stödja och utveckla vår verksamhet.

Drygt 400 anställda täcker tillsammans flera forskningsfält som spänner över många aspekter av den moderna fysiken och vi bedriver såväl grund- som tillämpad forskning, där både experiment och teoretisk modellering ingår. Institutionen är forskningsintensiv med ett antal stora forskningsprojekt finansierade av externa nationella och internationella anslagsgivare. Fysiska institutionen är en av universitetets största institutioner med ca 420 medarbetare och en omsättning på drygt 500 miljoner kr.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområde

Den ordinarie administrativa chefen kommer att ha ett annat uppdrag inom universitetet under 2025, och vi söker därför efter en vikarie. Du kommer att ha möjlighet till kontakt med den ordinarie administrativa chefen vid behov.

Som administrativ chef på institutionen är du prefektens stöd i att leda och utveckla institutionen, och du är ansvarig chef för institutionens samlade stödfunktioner inom ekonomi, administration, HR, IT, grundutbildningsstöd, fastighet och kommunikation med totalt 35 medarbetare. Till din hjälp i detta har du även tre underställda chefer. Institutionen är gemensam mellan LTH – Lunds tekniska högskola och Naturvetenskapliga fakulteten. Varje dag möter du och dina medarbetare forskare, lärare, studenter och kollegor som brinner för sitt arbete i en internationell och heterogen miljö som präglas av arbetsglädje, nyfikenhet och kollegialitet.

Som administrativ chef kommer du att ha det övergripande ansvaret för att leda och utveckla institutionens stödfunktioner inom ekonomi, administration, HR, IT, grundutbildningsstöd, fastighet och kommunikation. Du kommer att arbeta nära prefekten och den övriga institutionsledningen för att säkerställa att våra administrativa och verksamhetsstödjande processer är effektiva och ändamålsenliga samt lever upp till de krav som ställs på institutionen. Du kommer också att ha personal- och budgetansvar för institutionskansliet.

Du ingår i institutionens ledningsgrupp och deltar i institutionsstyrelsens möten och du har uppdrag att representera institutionen i relevanta sammanträden och nätverk. Den administrativa chefen rapporterar till prefekten.

Kvalifikationer

Vi söker en ledare med en bred bakgrund inom administration eller annan verksamhetsstödjande funktion. Du är kommunikativ och lyhörd och har förståelse för vikten av att ha en nära dialog med verksamhet och personal. Du har förmåga att se helheter, skapa gemensamma mål och att driva och utveckla en stödverksamhet i en akademisk organisation. Du är uthållig, flexibel och har en hög integritet.

För anställningen krävs:

• Chefs- och ledarerfarenhet.
• Relevant universitets- eller högskoleutbildning, eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av arbete med administrativa, tekniska eller IT-relaterade processer. Förmåga att skapa och upprätthålla en god arbetsmiljö.
• Utmärkta kommunikativa färdigheter, både muntligt och skriftligt, på svenska och engelska.
• God samarbetsförmåga och förmåga att bygga relationer med olika intressenter.
• God problemlösningsförmåga.

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete inom offentlig/statlig sektor.
• Erfarenhet av arbete inom universitet/högskola.
• Erfarenhet av förändringsarbete.
• Förmåga att prioritera dina egna och andras arbetsuppgifter effektivt. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen samt bidra till dess framtida utveckling. Då detta är ett vikariat är det en förutsättning att du snabbt ska kunna bli verksam i rollen.

Villkor

Anställningen är ett vikariat på 100 %, under ett år med önskad start 2025-01-01 eller enligt överenskommelse. 

Anställningen är placerad vid Fysiska institutionen, Lunds tekniska högskola.

Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

Vi tillämpar löpande urval. Välkommen med din ansökan!