Projektadministratör

Beskrivning av arbetsplatsen

HT-fakulteternas kansli är en utvecklande och allsidig arbetsplats med olika yrkeskompetenser som stöttar verksamheten inom flera olika områden. Här finns cirka trettio medarbetare som arbetar med bland annat ekonomi, kommunikation, HR-frågor, kvalitets- och utvecklingsfrågor samt internationellt utbyte. Dessutom ges stöd till fakultetsstyrelsen, arbetsutskottet och verksamhetsnämnderna med ansvar för grundutbildning, forskarutbildning och forskning. Kontakten med fakulteternas institutioner och enheter är tät.

På kansliet arbetar vi kontinuerligt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utveckling och delaktighet för alla medarbetare.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.

 Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Du kommer att arbeta med att stödja kollegor, lärare och deltagare i utförandet av uppdragsutbildningar för yrkesverksamma, med nationella liksom internationella deltagare. Detta innebär kommunikation, deltagarhantering och diverse administrativa uppgifter kopplat till de uppdragsutbildningar som ges vid HT-fakulteterna. Utbildningarna ges på distans och/eller vid fysiska träffar. Genom digitala system sker administrativt stöd och stöd i distansutbildningshantering. Det administrativa arbetet för uppdragsutbildningar med fysiska träffar innefattar informationsutskick och uppföljning med deltagare, samordning av beställningar, närvaro vid kurstillfällen för att stödja det praktiska arbetet och mycket annat. Exempel på arbetsuppgifter som ligger i tjänsten är att administrera rekrytering av deltagare, antagningsprocesser för deltagare, närvara vid utbildningar, hantera anmälningssystem, bokningar, beställningar, utskick och utvärderingsenkäter. Som projektadministratör arbetar du i ett mindre team och är ofta den första kontakten mot deltagarna. Anställningen är en visstidsanställning på drygt 5 månader med omfattning 80%.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• för anställningen relevant utbildning eller relevant universitetsexamen
• dokumenterad erfarenhet av projektadministration
• erfarenhet av att ge verksamhetsstöd och service
• kunskaper i och erfarenhet av att använda administrativa system och verktyg som lärplattformar, anmälningssystem, enkäter, distansverktyg t ex Zoom och Teams
• mycket god förmåga att använda svenska och engelska i tal och skrift
• mycket god datorvana samt att behärska Officepaketet

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Du ska ha god samarbetsförmåga, och intresse av att arbeta i team. Att vara kommunikativ och kunna skapa förtroendefulla relationer med medarbetare internt och kontakter externt är centralt. Du ska vara strukturerad, ansvarsfull och noggrann, kunna arbeta självständigt och hantera flera olika projekt parallellt.

Meriterande för anställningen är:

• erfarenhet av att stödja och vägleda i direkt kontakt med individer (deltagare)
• kunskap om och tidigare erfarenhet av arbete inom universitet eller högskola
• kunskap om och erfarenhet av att använda Lunds universitets administrativa system som t ex Sunet Survey, Canvas och Luvit.

Övrigt

Anställningen är en visstidsanställning med omfattning 80 procent av heltid med tillträde den 10 februari 2025 (eller enligt överenskommelse) till och med den 15 juli 2025.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.