Receptionist med back-office uppgifter - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker en receptionist utöver det vanliga
Vår medarbetare kommer gå på föräldraledighet framåt vårkanten och vi söker nu en ersättare som kan tillträda så fort som möjligt. Som receptionist på MAX IV-laboratoriet arbetar du i en internationell miljö med mycket kundkontakt då du utgör det första mötet med anläggningens användare (gästforskare), entreprenörer och gäster och förväntas ge dessa högkvalitativ service. Det dagliga arbetet sker i ett flertal administrativa stödsystem där du förväntas bidra till förbättring av processer och rutiner. Du förbereder användares ankomst och säkerställer att alla relevanta krav är uppfyllda för access till anläggningen. Du kommer även ha huvudansvaret för bokningsrutiner kring gästforskares boende.

Tjänsten innefattar även administrativa uppgifter inom främst personaladministration, t ex support i rekryteringsprocesser samt mötes- och resebokningar.

Arbetsuppgifter som att författa och publicera information på vårt intranät, ingå i gruppens mötesservicefunktion, uppföljning av nyckeltal och fakturahantering kommer vara andra inslag i din vardag på MAX IV. Uppgifter av ad hoc karaktär kommer uppstå, varvid du såklart försöker finna bästa möjliga lösning.

Under en arbetsvecka bemannar du receptionen knappt hälften av tiden och resterande arbetstid jobbar du back-office.

Kvalifikationer
MAX IVs reception är hjärtat i forskningsanläggningen där våra användare, gäster & medarbetare bemöts av en receptionist som är service-minded och stresstålig. Du förväntas kunna kombinera ett bitvis hektiskt arbete i receptionen med deadlines för övriga administrativa uppgifter. Vi ser att du har minst 5 års erfarenhet från ett serviceyrke eller motsvarande. Erfarenhet från internationella miljöer är meriterande. Du är administrativt bevandrad och ser värdet i strukturerade arbetssätt. Våra arbetssätt visualiserar vi i processkartor som du kommer jobba med.

Vi letar efter en problemlösare som är snabb i tanken och som trivs med att ge förstklassig service. Du kommer att fatta egna beslut och måste vara bekväm med det och ha god förmåga att kommunicera.

Vi kommer att lägga extra stor vikt vid dina personliga egenskaper och särskilt din förmåga att kommunicera med olika personer på det sätt som situationen och personen kräver. Att självständigt kunna driva sina ansvarsområden framåt liksom att samarbeta inom och utanför gruppen kommer vara av största vikt för att vara aktuell för tjänsten.

Vi erbjuder en tjänst med högt tempo, trevliga kollegor & bra sammanhållning med stor egen påverkansmöjlighet i en fantastiskt spännande miljö!

Flytande svenska och engelska i både tal och skrift är ett absolut krav.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.