Lunds universitet, Konstnärliga fakulteten i Malmö, fakultetskansliet

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 600 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Konstnärliga fakulteten i Malmö utgör en av åtta fakulteter inom Lunds universitet och består av Konsthögskolan, Musikhögskolan och Teaterhögskolan samt våra centrumbildningar Inter Arts Center och Körcentrum Syd. Konstnärliga fakultetens verksamhet visar sig i olika publika aktiviteter såsom utställningar, konserter, föreställningar och seminarier. De internationella relationerna är många och präglar vår verksamhet vilket skapar en spännande och kreativ miljö. Vid konstnärliga fakulteten finns kandidat-, magister- och mastersprogram inom fri konst, musik och teater, en lärarutbildning i musik samt ett antal kurser av olika omfattning. Här bedrivs också forskarutbildning och forskning på det konstnärliga området.

Som stöd till våra verksamheter finns det fakultetsgemensamma kansliet vilket består av nio anställda och som leds av kanslichefen.

Vi söker nu en fakultetskoordinator med känsla för helhet och öga för detaljer som skall arbeta med samordnande och administrativa uppdrag av olika karaktär och svårighetsgrad.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta brett med administration på fakultetens kansli. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden är;

  • Sekreterare i fakultetsstyrelsen vilket inkluderar ansvar för kallelser, sammanställningar av handlingar samt protokoll
  • Administrativt stöd till fakultetens ledningsgrupp
  • Registrator vid fakulteten vilket omfattar diarieföring och arkivering
  • Medverka i utredningar och remissärenden
  • Administrativt ansvarig för valfrågor

Dessutom ansvarar du för mötesbokningar, hantering av utskick, inbjudningar till- och anordnande av evenemang och möten. Du är behjälplig med beställningar av kontorsmaterial, mötes- och konferenslogistik, resebokningar, administration av semester- och mötesscheman. Du är också den person som tar hand om fakultetens externa gäster och deras praktikaliteter. Ytterligare, mindre administrativa arbetsuppgifter tillkommer.

Som medarbetare på fakultetskansliet kommer du att vara delaktig i pågående utvecklingsarbete på fakulteten vilket betyder att arbetsuppgifterna i delar kan komma att variera över tid. Du kan även komma att bli administrativ resurs i tillfälliga arbetsgrupper.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har akademisk examen som arbetsgivaren bedömer relevant. Du är en driven och erfaren administratör med erfarenhet av samordnande- och serviceinriktat administrativt arbete inom offentlig sektor. Du har erfarenhet av sammanträdesadministration. God datorvana är en förutsättning då du hanterar MS Office.

Meriterande är förtrogenhet med offentlighetsrättsliga lagar och regler som styr vår verksamhet. Även god kännedom om Lunds universitet samt där förekommande administrativa system är meriterande, särskilt Proceedo och W3D3.

Som person är du prestigelös, effektiv, lösningsorienterad och har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är kvalitetsmedveten och har god förmåga att självständigt organisera ditt arbete. För dig är det självklart att vara serviceinriktad med en vilja till samarbete. Du har god kommunikativ förmåga både skriftligt och muntligt och är bekväm att använda engelska som arbetsspråk när så krävs. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Intervjuer avses genomföras v.34.

Eventuell provanställning kan bli aktuell.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Hösten 2019, enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Malmö
Län Skåne län
Land Sverige
Referensnummer PA2019/2320
Kontakt
  • Jeanette Dareblom, kanslichef, +4640325453
  • Lars Jönsson, +4640325452
Facklig företrädare
  • OFR/ST:Fackförbundet ST:s kansli, 046-222 93 62
  • SACO:Saco-s-rådet vid Lunds universitet, 046-222 93 64
  • SEKO: Seko Civil, 046-222 93 66
Publicerat 2019-06-20
Sista ansökningsdag 2019-08-05

Tillbaka till lediga jobb