Institutionsadministratör vid kemiska institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsen
På Kemicentrum bedrivs forskning och utbildning inom kemi i världsklass. Här arbetar forskare från olika forskningsområden och inriktningar inom kemi under samma tak för att förstå, förklara och förbättra vår värld. Kemicentrums läge i det norra universitetsområdet i Lund, mitt i hjärtat av Öresundsregionen, bidrar till en kreativ studie- och forskningsmiljö. Idag verkar tre institutioner på Kemicentrum och omfattar 1900 anställda och studenter.

Arbetsuppgifter
Som institutionsadministratör vid Kemicentrum kommer du vara en del av administrativa enheten där vi har ett stort flöde av besökare med frågor av olika karaktär. Kemicentrums internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, anställda och gäster. Du kommer att arbeta inom tre huvudsakliga områden vilka är allmän administrativ service, kommunikation och studieadministration.

Arbetsuppgifterna kommer bland annat att bestå av:

• Hantering av enklare ekonomi- och personalärenden såsom granskning av reseräkningar och viss fakturahantering. Kontakt med myndigheter t. ex. Försäkringskassan, Skatteverket och Migrationsverket förekommer.
• Viss studieadministration som registrering och resultathantering i Ladok, hantering av kursytor på lärplattformen Canvas samt utskick och sammanställning av kursutvärderingar.
• Webbkommunikation i form av uppdatering av Kemicentrums hemsidor samt skapande och uppdatering av sändlistor.
• Ansvar för skyltning, uppdatering av informationsskärmar och underhåll av anslagstavlor.
• Hantering av praktiska detaljer nyckelhantering, passerkort och introduktion av nya medarbetare.
• Administration kring våra gästbostäder.
• Sekreterare vid våra möten samt att vara behjälplig vid arrangemang av workshops, konferenser och liknande.
• Arkivering och diarieföring relaterade till ovanstående arbetsuppgifter.
• Övriga administrativa göromål som lokalbokning, fikabeställning mm.

Detta ställer krav på att du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor på administrativa enheten samt i viss mån övriga avdelningsadministratörer på Kemicentrum.

Kvalifikationer

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet.
• Erfarenhet av utveckling och underhåll av hemsidor.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som institutionsadministratör har mycket kontakt med personal, studenter, gäster och andra besökare inom Kemicentrum. Du är strukturerad och har en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en stark servicekänsla.  Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt.

Hänsyn kommer också att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen samt bidra till dess framtida utveckling.

Meriterande

• Tidigare erfarenhet av arbete med administration inom Lunds universitet eller annan högskola/ universitet.
• Erfarenhet av ett serviceinriktat arbete.
• Erfarenhet av administrativa stödsystem.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.