Chefssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Universitetsledningens stab ger stöd åt universitetsledning och universitetsstyrelse i frågor som rör verksamhetsplanering, resursfördelning, analys, återrapportering, ärendehantering, rektorssammanträde, rektors ledningsråd, ledningsgrupp, universitetsförvaltningens ledningsgrupp. På universitetsledningens stab arbetar 16 personer.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som chefssekreterare är dina huvudsakliga arbetsuppgifter bokning av möten och resor, svara i telefon, ta hand om mail och övrig post samt sköta annan daglig service. I uppgifterna ingår även korrespondens på svenska och engelska. Du är sekreterare åt förvaltningschef och styrelseordförande.

Som chefssekreterare ingår du i en grupp om tre personer med liknande uppgifter. Ni har ett nära samarbete och går in för varandra då någon inte är på plats. I arbetsgruppen ingår ytterligare tretton personer som du samarbetar med. Att stödja ledningen ställer höga krav på förmåga att samarbeta samt flexibilitet inom arbetsgruppen. Vi arbetar kontinuerligt med att finna nya och bättre arbetsformer och arbetsuppgifterna kan förändras över tid.

Arbetstiden är reglerad genom flextidsavtal, men du måste vara inställd på att närvaro i förhållande till förvaltningschefs och styrelseordförandes arbetstider ibland är nödvändig.

Kvalifikationer

Krav för anställningen:
- Du ska ha universitetsutbildning inom för anställningen relevant ämnesområde eller annan utbildning som bedöms relevant.
- Du ska ha erfarenhet av arbete som assistent/sekreterare till ledningsfunktion. 
- Du ska vara en god skribent på svenska som är vårt myndighetsspråk.
- Universitetets internationella inriktning kräver även god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt på engelska.
- Mycket god organisatorisk förmåga.
- Stor vikt kommer att fästas vid dina personliga egenskaper. Ett serviceinriktat förhållningssätt kommer naturligt för dig och du har ett genuint intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du ska vara noggrann och ansvarsfull. Hög integritet och känsla för sekretess är egenskaper som är mycket viktiga i arbetet. Du ska tycka om att ha kontakt med många personer både internt och externt. Du är flexibel och har lätt att anpassa dig samt är van vid att hantera tillfälliga arbetstoppar.

Meriterande för anställningen:
- Erfarenhet av likartat arbete i universitets- och högskolesektorn.

Övrigt

Så här söker du:
Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.