Vikariat som personalsamordnare till medicinska institutionskansliet, Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Medicinska institutionskansliet (MiM) ger administrativ service åt de två medicinska institutionerna, placerade i Malmö; Kliniska vetenskaper, Malmö (IKVM) och Translationell medicin (ITM). Verksamheterna bedriver världsframstående forskning som spänner över ett brett fält – från molekylärmedicin till ett folkhälsoperspektiv, samt epidemiologi, cancer och hälsovetenskap, för att nämna några. Inom institutionerna bedrivs även utbildning, framför allt läkarutbildningens sista terminer och inom folkhälsovetenskap. Verksamheterna har ett nära samarbete med sjukvården och Region Skåne och finns placerade på Clinical Research Center (CRC) och Wallenberglaboratoriet i Malmö.

MiM har till ansvar att ge administrativt stöd i, bland annat, anslagsadministration, ekonomihantering, budget, uppföljning, HR processer, personaladministration samt kommunikation. Samtidigt ges administrativt stöd till institutionernas prefekter. MiM består av en administrativ chef, fem medarbetare inom ekonomifunktionen, en kommunikatör, tre administratörer och fyra personalsamordnare.

 Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitets hemsida om att vara anställd vid Lunds universitet Jobba hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Personalsamordnarens arbetsuppgifter omfattar personaladministration på både operativ och strategisk nivå. Arbetsuppgifterna kommer att innefatta att arbeta med personaladministration för båda institutionerna. I det ingår bland annat rekrytering och avveckling av personal, introduktion av nya medarbetare, lönerevision och löneinplacering, rehabilitering, löpande personaladministration av bland annat semester, föräldraledigheter samt fackliga förhandlingar. Även frågor som rör fysisk och psykosocial arbetsmiljö ingår i personalsamordnarens arbetsområde.

Det operativa arbetet sker mycket nära verksamheten tillsammans med forskargruppscheferna i organisationen som du bistår med stöd och råd i personalfrågor av såväl övergripande som individuell karaktär. Intern service och stöd till chefer och anställda är en mycket viktig del av arbetet. Det krävs att personalsamordnaren är flexibel då det handlar om att arbeta med hela HR-spektrat på daglig basis: allt från enklare löpande administration till att succesivt förbättra och utveckla hela den personaladministrativa verksamheten. Som administrativa verktyg används främst personalsystemet Primula, rehabiliteringssystemet Adato samt personkatalogen Lucat.

Kvalifikationer

• Högskoleutbildning inom personal- och arbetslivsfrågor.
• Minst två års erfarenhet av självständigt och kvalificerat personaladministrativt arbete, gärna från offentlig
• verksamhet,
• Mycket goda kunskaper i svenska och
• Engelska i både tal och skrift.
• Du ska vara väl förtrogen med Office-paketet

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Personen vi söker ska vara stabil med hög personlig mognad. Förmåga att arbeta självgående och strukturerat krävs, samtidigt som samarbetsförmåga och vilja att arbeta serviceinriktat är lika viktigt. Du ska vara intresserad av att bygga och vårda relationer både internt inom vårt kansli och gentemot våra forskargrupper. Vidare krävs en analytisk och problemlösande attityd. Du har tydlig och god kommunikationsförmåga och är flexibel i ditt förhållningssätt då arbetet är ständigt varierande.

Meriterande för anställningen:

• Kunskap och erfarenhet av arbetsrättsliga frågor.
• Erfarenhet från Lunds universitet
• God kunskap inom IT-baserade stödsystem för personaladministration

Övrigt

Anställningen är ett heltidsvikariat under 12 månader. Önskat tillträdesdatum snarast eller enligt överenskommelse.

Så här söker du 

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersöka kvalifikationer, ett CV samt examensbevis. Du kommer också behöva svara på ett antal urvalsfrågor. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Urval och intervjuer kommer att ske i slutet av juni månad. Tillträde sker efter sommaren.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.