Aktivitetssamordnare vid LINXS - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

LINXS institut för avancerad neutron- och röntgenvetenskap (LINXS: www.linxs.se) är ett avancerat studieinstitut vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, för att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk.

För att LINXS skall kunna klara av sitt uppdrag arrangerar LINXS events och aktiviteter, främjar och utvecklar både nationella och internationella samarbeten och projekt, samt erbjuder bra lokaler där forskare kan interagera med varandra både personligen och digitalt. Av denna anledning behöver LINXS rekrytera en aktivitetskoordinator. Personen kommer att vara ansvarig för planering och utförande av aktiviteter, samt säkerställa att våra events fungerar problemfritt.

Arbetsuppgifter

• Koordinera events före, under och efteråt. Detta kan inkludera att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, samt boka resor och hotell. Även förberedelse och underhållning av lokalerna, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
• Ge support vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, inklusive att spela in dessa.
• Självständigt uppdatera webbaserade sidor. Detta inkluderar även att hjälpa till att utveckla LINXS websida och andra gränssnitt för att underlätta ovan nämnda uppgifter. Det kan innebära tillämpning av kommunikativa kunskaper, både självständigt och genom samarbete med utvalda kommunikatörer.
• Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
• Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diariesystem.

Kvalifikationer

• Högre utbildning inom ett område som är relevant för tjänsten. Detta kan vara inom ett naturvetenskapligt eller ett icke-naturvetenskapligt område där det finns en påvisbar kompetens för de arbetsuppgifter som är involverade i tjänsten.
• Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både engelska och svenska.
• Erfarenhet av att uppdatera innehåll på websidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Datorvana, goda kunskaper av Microsoft Office, digitala möten och andra samarbetsverktyg (tex, Zoom och Microsoft Teams)
• B-körkort krävs då event kan äga rum på andra ställen än i våra lokaler i Lund.

Övriga meriter

• Erfarenhet av event- och/eller projektkoordinering och kommunikation eller annan erfarenhet relevant för tjänsten.
• Erfarenhet av att utveckla och underhålla websidor, med tillhörande kommunikation, liksom vana att använda eventmanagementsystem (tex indico eller liknande) är meriterande
• Erfarenhet av att producera social media, skriva inlägg, bildbehandling, digital inspelning och redigering är meriterande
• Teknisk kunskap (tex datorvana och sätta upp digital konferensutrustning) är en fördel. Även vana med IT baserade administrativa system som tex Primula, W3D3, Lupin eller liknande.
• Vana att arbeta i en tvärvetenskaplig och internationell miljö.
• God nätverksförmåga
• Bra kommunikationsförmåga och bra på att arbeta i team.

Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självstängt och visa initiativförmåga. Du är flexibel och trivs med högt tempo och med att hantera olika parallella arbetsuppgifter och korta deadlines.

Du är en lagspelare, intresserad av vetenskap, vetenskaplig kommunikation och människor. Du har en hög servicekänsla, arbetsmoral och integritet. Du vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet. Du är bekväm med att representera LINXS och har stor social kompetens.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi vill ta hänsyn till god samarbetsförmåga, drivkraft och självständighet och att den sökandes erfarenhet och kompetens kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS, samt bidrar till den framtida utvecklingen av LINXS.

Anställningsvillkor

Tjänsten är en tillsvidareanställning, med omfattningen heltid. En provanställning under 6 månader kommer att tillämpas. Önskat startdatum är 2023-02-01, eller enligt överenskommelse.

Din befattning kommer att vara administrativ samordnare.

Kontaktperson: Anna Ntinidou +46727172206

Instruktioner för ansökan

Ansökan skall skrivas på engelska.

Ansökan skall innehålla ett följebrev som anger skälen till att du är intresserad av tjänsten och på vilket sätt dina kvalifikationer. Ansökan skall även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt andra dokument vill åberopa (betygutdrag, kontaktuppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.).

Utvalda kandidater kommer att bjudas in till intervju.