Utbildningsadministratör vid Institutionen för informatik - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om arbetsplatsen

Vid Institutionen för informatik finns vägvisande forskning, utbildning och näringslivssamverkan inom informatik. Vi har en attraktiv grundutbildning som ger våra studenter fördelaktiga akademiska examina på vägen till arbetslivet eller forskarutbildning. Vi koordinerar det Systemvetenskapliga kandidatprogrammet vid Ekonomihögskolan, samt erbjuder flertalet fristående kurser och det internationella Magisterprogrammet i informationssystem.

Vi är ca 25 anställda och omsätter omkring 30 miljoner kronor. Institutionens administration är ett team på fyra personer. Teamet leds av en administrativ chef och består av en utbildningsadministratör (denna tjänst), en institutionsadministratör och en studievägledare.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal och möjlighet för distansarbete som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Att vara anställd vid Lunds universitet

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna i tjänsten omfattar administrativt arbete och service inom olika områden. Detta innebär ett stimulerande och varierande arbete och vi söker dig som trivs med att jobba såväl med människor som med administration.

I tjänsten ingår följande arbetsområden:

• utbildningsadministration och
• programkoordination för det internationella magisterprogrammet i informationssystem.

Rollen som utbildningsadministratör är omväxlande och innebär kommunikation och service till studenter, lärare och övrig personal samt arbete i olika studieadministrativa system.

Arbetsuppgifter inom utbildningsadministration innefattar bland annat:

• Tentamenshantering och administration av digital tentamen
• Resultatrapportering i Ladok
• Studentservice såsom ta fram intyg, informationsutskick och besvara studentfrågor
• Kommunicera med studenter via lärplattformen Canvas
• Hantera pedagogiska stödinsatser
• Administrera kursplaner och litteraturlistor
• Arkivering och diarieföring
• Medverka i institutionsgemensamt arbete

Som programkoordinator för vårt magisterprogram i informationssystem (som ges på engelska) möter du studenter från hela världen. Här får du följa studenterna från ansökan till examen. Du kommer att ingå i ett nätverk med andra programkoordinatorer som samarbetar kring gemensamma frågor och aktiviteter för magisterprogrammen.

Arbetsuppgifter inom programkoordination innefattar bland annat:

• Ansvara för information om magisterprogrammet och dess kursutbud och kursinnehåll
• Ge individuell hjälp och vägledning för magisterstudenterna
• Planera, arrangera och hålla i möten, programintroduktion och diplomeringsceremoni
• Administrera antagning och registrering
• Hantera studenternas kursval inom programmet
• Administrera studieuppehåll och studieavbrott
• Hantera kursvärdering, programvärdering och studentuppföljning
• Kommunicera med presumtiva och befintliga studenter samt med alumner

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid beroende på institutionens behov och utveckling. Utbildningsadministration för andra enheter vid Ekonomihögskolan kan också komma att bli aktuellt.

Kvalifikationer

Vi söker en strukturerad utbildningsadministratör med stark kvalitets- och servicekänsla som trivs med varierande arbetsuppgifter.

Det är krav att du som söker har:

• relevant utbildning på minst gymnasial nivå
• erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av serviceinriktat arbete
• mycket god datorvana med ett digitalt tänk och lätt för att lära dig nya system
• mycket god förmåga att använda dig av svenska och engelska i tal och skrift (då många av kontakterna är internationella).

Det är meriterande om du som söker har:

• akademisk utbildning
• erfarenhet av administration inom offentlig sektor och särskilt inom universitet- och högskolesektorn
• erfarenhet av utbildningsadministration
• erfarenhet av att koordinera utbildningsprogram
• erfarenhet av internationella studentkontakter
• ämneskunskaper i informatik
• erfarenhet av arbete med Lunds universitets administrativa system som till exempel Ladok, NyA, Canvas, Sunet Survey, TimeEdit och W3D3.

Det är viktigt att du kan ta egna initiativ, se vad som behöver göras och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är en utåtriktad, prestigelös och stabil person som kan planera och arbeta självständigt. Du har lätt för att se samband och kan dra slutsatser och föreslå åtgärder. Du trivs med rutinuppgifter, är noggrann och ser nyttan av ett strukturerat arbetssätt.

Som utbildningsadministratör kommer du ha en bred roll med varierande arbetsuppgifter inom olika områden. Kontaktytorna är många och det är viktigt att du är serviceinriktad, flexibel och tycker om att samarbeta med andra samt hantera frågor av skilda slag och att konstruktivt lösa problem. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift och trivs med att tala inför grupp. Du har förmåga att prioritera och kan hantera perioder med hög arbetsbelastning.

Institutionen för informatik är en liten institution, varför det kollegiala samspelet och den enskildes insats är av stor vikt. Ett viktigt inslag i anställningen blir därför att aktivt delta i kollegiets arbete med utveckling av institutionen.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet och hur du passar in i arbetslaget. Hänsyn kommer att tas till god samarbetsförmåga, självständighet och ett strukturerat arbetssätt samt om du bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen.

Ansökningsförfarande

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter.

Vi tillämpar löpande urval och intervjuer. Välkommen med din ansökan redan idag!

Villkor

Detta är en heltidsanställning tillsvidare. Provanställning tillämpas. Tillträde för anställningen är 2023-10-01 eller snarast möjligt enligt överenskommelse.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.