Utbildningsadministratör och kommunikatör

Beskrivning av arbetsplatsen 

Tjänsten är placerad vid Institutionen för energivetenskaper och har 60-talet medarbetare med olika funktioner och kompetenser. Vi lägger stor vikt vid att dela med oss och lära av varandra. Tjänsten som Utbildningsadministratör bildar ett team med två andra kollegor som utgör det verksamhetens administrativa stöd.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. 

Universitetet har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Vi erbjuder dig en bred roll i en kreativ och omväxlande miljö, där du tillsammans med engagerade kolleger bidrar till en attraktiv utbildnings-, forsknings- och arbetsmiljö. Du arbetar med utbildningsadministration och kommunikation på avdelningen för Energivetenskaper. Som administratör på avdelningen måste du brinna för att ge kvalificerad service till verksamheten. En viktig målgrupp är studenterna i deras vardag. Du är också verksamhetens kommunikatör och ansvarar bl a för hemsida och sociala mediekanaler.  

Eftersom vi verkar i en internationell miljö är det viktigt att du talar och skriver flytande svenska och engelska

Arbetsuppgifterna inom utbildningsadministration omfattar bland annat:

• Administration av grund- och forskarutbildning
• Kontakt med studenter och forskarstuderande
• Administrativt stöd till kursansvariga lärare vid planering, genomförande och utvärdering av kurser. 
• Registrering, behörighetskontroll och resultatrapportering i Ladok 
• Administrativt stöd för vår webbaserade läroplattform Canvas vilket innefattar både underhållsarbete och stöd till lärare 
• Att bistå studierektor och kursansvariga lärare vid schemaläggning 
• Att följa upp studieresultat, genomströmning och andra relevanta faktorer som rör studenter på grund- och avancerad nivå. 
• Tentahantering
• Disputationer/Licentiatseminarier
• Arkivering och diarieföring

Arbetsuppgifter inom kommunikation, service och koordinering:

• Webbsidor och sociala mediekanaler
• Medansvar för en väl fungerande service till studenter, medarbetare och gäster
• Källrapportör av personalärenden i Primula
• Lokalbokningar

Kvalifikationer 

Krav för anställningen är:

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning med dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete samt högskoleexamen i kommunikation-/och eller media.

Övriga krav är: 

• Gedigen erfarenhet av kvalificerat administrationsarbete
• god systemvana och förmåga att lätt sätta dig in i nya system
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska, då det krävs i det dagliga arbetet.
• god förmåga att strukturera, organisera och prioritera bland arbetsuppgifterna 
• mycket god kommunikativ förmåga och ett professionellt bemötande och en hög nivå av service.
• lätt för att skapa och underhålla goda relationer 

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och värdesätter förmågan att samarbeta. Hänsyn kommer att tas till driv och självständighet samt hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen. 
Verksamheten är organiserad på ett sådant sätt att arbetet förutsätter ett aktivt lagarbete. Arbetet är stundtals intensivt, vilket innebär att man måste kunna prioritera mellan de olika arbetsuppgifterna. Du är strukturerad och kvalitetsmedveten, och du uppskattar och har erfarenhet av ett utåtriktat och serviceinriktat arbete.

Meriterande för anställningen är:

Vi ser gärna att du har erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig sektor där vi ser det som meriterande med erfarenhet från liknande administrativa arbetsuppgifter. 

Övrigt meriterande:

• erfarenhet av arbete med TYPO3/Drupal
• kännedom om lagar och regler i offentlig upphandling.
• erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll
• erfarenhet av att arbeta i digitala studieadministrativa system, t. ex. Proplan, SoleMOVE och Primula.

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidare anställningen på 100 procent. Tillträde enligt överenskommelse.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.

Välkommen med din ansökan!