Utbildningsadministratör och provsamordnare

Beskrivning av arbetsplatsen

Avdelningen för utbildningsadministration, Språk och litteraturcentrum

Vid Språk- och litteraturcentrum (SOL) utbildar vi årligen ca 3000 studenter fördelat på 450 kurser och ett tiotal program. Vi är måna om att utbildningen håller hög kvalitet, inte bara innehållsmässigt, utan också administrativt, så att både lärare och studenter kan fokusera på utbildningens innehåll. Som utbildningsadministratör har du en nyckelroll i detta.

Tillsammans med övriga utbildningsadministratörer och studievägledare är du placerad centralt på SOL i avdelningen för utbildningsadministration, men har dina arbetsuppgifter inom ett eller flera ämnen vid institutionen. Avdelningen består av runt 20 medarbetare i ett sammansvetsat och hjälpsamt team och den fungerar som administrativt stöd gentemot såväl lärare och studierektor som studenter.  

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss | Lunds universitet

 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden

I arbetet ingår utbildningsadministration, dvs att ge information och service till både studenter och lärare, särskilt i samband med antagning, kursstarter och examination. Du ansvarar för att arbetet genomförs på ett effektivt och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk. I den här anställningen ingår även att ha ansvar för digitala tentamina online.

Dina arbetsuppgifter består bland annat av att

• ge information till studenter och allmänhet, på både svenska och engelska
• bistå lärare i planering av examinationer i sal och Zoom, samt organisera tentamenstillfällena
• vara administrativt stöd till lärare och studierektor (bl a när det gäller Canvas och Inspera)
• begära in examinationsunderlag och vid salstentamina kopiera upp papperstentor
• boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
• hantera registreringar, betygsrapportering och intyg m.m. i Ladok
• arkivera material enligt gällande regelverk

Som utbildningsadministratör behöver du kunna hantera flera olika administrativa system. I den aktuella anställningen används Ladok, Canvas, Inspera, Primula, Microsoft 365 (särskilt Excel) och Zoom för att nämna några. Arbetet förutsätter viss jourverksamhet på kvällar och helger, eftersom sektionen ger många distans- och kvällskurser. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under tentamensperioderna mitt i terminen, vid slutet av terminen och i augusti, och lugnare perioder däremellan.

Det administrativa stödet förändras kontinuerligt vilket innebär att alla administratörer behöver vara flexibla och beredda på att lära sig nya uppgifter.

Kvalifikationer

Eftersom anställningen är utåtriktad lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt. Du behöver kunna arbeta självständigt och vara serviceinriktad och noggrann. Som anställd har du också ansvar att bidra till en god och trivsam arbetsmiljö.

Krav för anställningen är:

• Akademisk utbildning eller annan utbildning som vi bedömer är relevant 
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
• God samarbetsförmåga även under stress, initiativförmåga samt bra ordningssinne
• God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av utbildningsadministration och studentservice
• Goda färdigheter i Excel och kunskap om makrohantering i programmet
• Erfarenhet av arbetsledning
• Kännedom om lagar och regelverk som styr statliga myndigheter och särskilt utbildningssektorn
  
  

Övrigt

Anställningen är ett vikariat under 1 år med startdatum den 1 september 2024 eller enligt överenskommelse dock längst till och med 31 augusti 2025.  För information om anställningen kontakta utbildningskoordinator Helena Nilsson | Språk- och litteraturcentrum (lu.se)

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, resultatintyg och betyg eller motsvarande, kontaktuppgifter till två referenspersoner samt övrigt som du önskar åberopa (till exempel rekommendationsbrev).