Utbildningsadministratör

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör måste du trivas med rutinuppgifter och ha en hög grad av servicekänsla. I rollen ingår att ge service till studenter, lärare och allmänhet vad gäller kurser, tentamen, litteratur med mera.

Exempel på arbetsuppgifter är:

• registrera och rapportera i studiedokumentationssystemet Ladok 3,
• vara kontaktperson för läraren beträffande administration av kurser, beställa kurslitteratur, ta fram antagningslistor, ansvara för rutiner kring tentamina m.m,
• ansvara för att studenterna får den information de behöver om aktuell kurs genom att skicka välkomstbrev samt publicera och uppdatera information i studentportalen Canvas (eller motsvarande),
• delta, moderera och hålla möten i Zoom, Teams eller liknande redskap.
• besvara och hantera e-post från studenter och övriga intressenter.
• ansvara för arkivering och diverse kursmaterial,
• behörighetsvärdera samt tar fram diverse utdrag och intyg,
• vara behjälplig vid olika administrativa arbetsuppgifter,
• bereda och utreda frågor inom utbildning och administration.

Anställningen kännetecknas av säsongsvariationer med stundtals högre arbetsbelastning, särskilt i samband med terminsstart.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna relaterat till utbildning, myndighetsutövning eller motsvarande och har god datorvana. Du måste drivas av effektivitet, noggrannhet och service samt ha förmåga att både planera för och hantera en komplex vardag med många olika arbetsmoment. God kommunikativ förmåga är av vikt för att trivas och utvecklas med arbetet. Du bör även ha lätt för att arbeta såväl självständigt som i grupp och kunna ta egna initiativ. Vi söker en person som är intresserad av arbete med utveckling och förenkling.

Du ska ha goda språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Vi förutsätter att du har erfarenhet från liknande anställningar eller projekt. Du ska ha erfarenhet av studier på universitet/högskola motsvarande minst två år.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet vid tillsättning av den här anställningen.

Krav

• Fullgjord gymnasieutbildning
• Erfarenhet av studier vid universitet/högskola motsvarande minst två år
• Mycket goda språkkunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• Mycket goda språkkunskaper i engelska, både i tal och skrift.
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av arbete där det ställs höga krav på kommunikativ förmåga
• Goda kunskaper i Excel och Word
• Erfarenhet av att arbeta i digitala mötesverktyg som Zoom, Teams eller liknande.

Nödvändiga egenskaper

• Noggrann, strukturerad, ordningsam.
• Vana vid att arbeta självständigt men också i team.
• Vana vid att arbeta med rutinuppgifter med en tydlig deadline.
• Vara stresstålig.
• God framförhållning, god förmåga att organisera och prioritera samt planera och genomföra.
• Ha mycket god känsla för service samt vara lyhörd och flexibel.
• Vara flexibel beträffande arbetstider.

Meriterande

• Kunskaper i system som används vid utbildning t.ex Canvas, NyA, Blackboard eller motsvarande
• Erfarenhet av arbete i en serviceorienterad organisation
• Lätt för att lära sig administrativa system.
• Examen vid universitet/högskola
• Tydligt driv att förbättra och effektivisera verksamheten

Villkor

Heltid, vikariat

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och varför du är lämplig för den. Ansökan ska även innehålla  CV samt examensbevis eller motsvarande.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.