Vikarierande Aktivitetssamordnare vid LINXS

Arbetsuppgifter

• Koordinera events före, under och efteråt. Detta kan inkludera att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, samt boka resor och hotell. Även förberedelse och underhållning av lokalerna, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
• Ge support vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, inklusive att spela in dessa.
• Självständigt uppdatera webbaserade sidor. Detta inkluderar även att hjälpa till att utveckla LINXS websida och andra gränssnitt för att underlätta ovan nämnda uppgifter. Det kan innebära tillämpning av kommunikativa kunskaper, både självständigt och genom samarbete med utvalda kommunikatörer.
• Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
• Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diariesystem.

Krav

• Utbildning: högre utbildning inom ett område som är relevant för tjänsten. Detta kan vara inom ett vetenskapligt eller ett icke-vetenskapligt område där det finns en påvisbar kompetens för de arbetsuppgifter som är involverade i tjänsten.
• Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både engelska och svenska.
• Arbetslivserfarenhet av att uppdatera innehåll på websidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Datorvana, goda kunskaper av Microsoft Office, digitala möten och andra samarbetsverktyg (tex, Zoom och Microsoft Teams)

Övriga meriter:

• Erfarenhet av event- och/eller projektkoordinering och kommunikation eller annan erfarenhet relevant för tjänsten.
• Erfarenhet av att utveckla och underhålla websidor, med tillhörande kommunikation, liksom vana att använda eventmanagementsystem (tex indico eller liknande) är meriterande
• Erfarenhet av att producera social media, skriva inlägg, bildbehandling, digital inspelning och redigering är meriterande
• Teknisk kunskap (tex datorvana och sätta upp digital konferensutrustning) är en fördel. Även vana med IT baserade administrativa system som tex Primula, W3D3, Lupin eller liknande.
• Vana att arbeta i en tvärvetenskaplig och internationell miljö.
• God nätverksförmåga
• Bra kommunikationsförmåga och bra på att arbeta i team.
• Körkort

Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självstängt och visa initiativförmåga. Du är flexibel och trivs med högt tempo och med att hantera olika parallella arbetsuppgifter och korta deadlines.

Du är en lagspelare, intresserad av vetenskap, vetenskaplig kommunikation och människor. Du har en hög servicekänsla, arbetsmoral och integritet. Du vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet. Du är bekväm med att representera LINXS och har stor social kompetens.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi vill ta hänsyn till god samarbetsförmåga, drivkraft och självständighet och att den sökandes erfarenhet och kompetens kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS, samt bidrar till den framtida utvecklingen av LINXS.

Villkor

Tidsbegränsad anställning (vikariat)

Anställningens omfattning, heltid

Önskat startdatum: 22 april till 31 maj 2025

Kontaktperson; Anna Ntinidou, anna.ntinidou@linxs.lu.se, +46727172206

Instruktioner för ansökan

Ansökan skall skrivas på engelska

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.).