Utbildningsadministratör till Institutionen för datavetenskap

Beskrivning av arbetsplatsen

Institutionen för datavetenskap har ca 90 medarbetare och omsätter 130 miljoner kronor. Vi bedriver en omfattande utbildningsverksamhet där 6500 studenter är inskrivna vid någon av institutionens många kurser inom ämnet datavetenskap. Institutionen finns i E-huset på LTH:s campus i norra Lund, men en del av verksamheten bedrivs på campus i Helsingborg. För denna anställning är arbetsplatsen i Lund.

Som utbildningsadministratör ingår du, tillsammans med ytterligare en utbildningsadministratör, i avdelningen för tekniskt och administrativt stöd vid institutionen. Avdelningen består av åtta medarbetare och leds av institutionens administrativa chef. I avdelningens arbetsuppgifter ingår bla utbildningsadministration, ekonomiadministration, HR-administration och drift av institutionens IT-miljö.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Vi tillämpar också Lunds universitets avtal om distansarbete, vilket ger möjlighet att till viss del arbeta hemifrån. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör arbetar du i huvudsak med utbildningsadministration. Detta är en ny tjänst vid institutionen där fokus kommer att vara administration samt utvecklande av processer/rutiner kring resursplanering och schemaläggning, både av lärare och doktorander för institutionens ca 50 kurser, men också för de ca 200 tidsbegränsat anställda amanuenser som fungerar som labb-ledare inom institutionens undervisning. Som utbildningsadministratör använder du ett flertal olika system i ditt arbete. När det gäller resursplanering och schemaläggning använder du Excel som arbetsverktyg.  Du arbetar i nära samarbete med studierektorn för grundutbildningen, men arbetet innebär också många kontakter med lärare, doktorander, övriga kollegor inom LTH och studenter.

Du kommer även arbeta med annan administration inom grundutbildningen. Det kan tex vara dokumentation av interna processer och rutiner, uppdatering av webbsidor och uppdatering av information i lärplattformen Canvas, kontakter med programplanerare och pedagogiskt stöd, kontroll av tentamensscheman och bistå lärarna med administrativa uppgifter.  

Arbetet innebär också att vara back-up vid frånvaro av institutionens övriga utbildningsadministratörer med tex registrering av studenter/tentaresultat, boka lokaler mm. En mindre del allmän institutionsadministration kan ingå i anställningen, såsom att vara behjälplig med praktiska saker vid institutionsmöten och disputationer. 

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Minst gymnasieexamen
• Minst tre års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• Goda kunskaper i Microsoft 365
• Goda kunskaper i Excel, särskilt förmåga att skriva formler.

Meriterande för anställningen är:

• Högskolestudier eller annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant.
• Erfarenhet av utbildningsadministration inom svensk högskola/universitet
• Erfarenhet av utbildningsadministrativa system, såsom Ladok, Canvas, Lubas, TimeEdit
• Erfarenhet av schemaläggning
• Mycket god erfarenhet och förmåga att hantera mer avancerade Excel-uppgifter

Som person är du noggrann, strukturerad och ansvarsfull. Du har förmåga att arbeta självständigt, men har också lätt för att samarbeta med andra. Du måste kunna arbeta proaktivt och på egen hand kunna planera och ta initiativ i ditt arbete. Du behöver ha god social förmåga då arbetet innefattar många kontakter med lärare, doktorander och studenter.

Då detta är en ny tjänst som inte finns vid institutionen idag ställs krav på förmåga att i samarbete med studierektorn för grundutbildningen och den administrativa chefen kunna driva utvecklingen av nya processer och rutiner utifrån verksamhetens behov, rörande framförallt resursplanering och schemaläggning.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare med omfattning 100%. Tillträde under hösten 2025, enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.
På grund av semestertider kommer eventuella frågor företrädesvis besvaras vecka 33.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc). Vänligen besvara frågorna du får i samband med att du skickar in din ansökan.

Välkommen med din ansökan!