Antagningshandläggare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning om arbetsplatsen
Varje år tar Lunds universitet emot över 150 000 anmälningar, från över 130 000 individer till nästa 3000 utbildningstillfällen. Antagningsavdelningen ansvarar för nationell och internationell antagning till universitetets utbildningar på grund- och avancerad nivå. Avdelningen arbetar med att samordna och utveckla antagningsprocessen med fokus på service, effektivitet och rättssäkerhet. Avdelningen ger stöd och service till fakulteter, institutioner och sökande i frågor om antagning till universitetet.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.  Läs mer på universitetets webbplats

Arbetsuppgifter

Vi söker dig som vill arbeta med handläggning av ansökningar till våra utbildningar samt delta i utvecklingen av vårt stöd till sökande och studenter.

I denna roll kommer du fokusera på att vara ett stöd till sökande till universitetsutbildningar, genom att ge service och information till studenter via e-post och telefon. Denna roll kommer även att ha en viktig uppgift i att driva verksamhetsutvecklingen av antagningsavdelningens service till sökande och studenter. Verksamhetsutvecklingen innebär även att förbättra samordningen av stödet till andra delar av universitetet. Du kommer få möjlighet att arbeta med att öka kvalitet, rättssäkerhet och effektivitet i service till sökande. 

Ytterligare viktiga arbetsuppgifter utifrån rollen är exempelvis:
• Handläggning av ansökningar till fristående kurser och program på grundnivå och avancerad nivå. Handläggningen sker till största delen i det nationella antagningssystemet NyA.
• Service till institutionspersonal i frågor som rör anmälan och antagning.

Arbetsuppgifter kan komma att variera över tid. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har: 

• Avslutad högskoleutbildning om minst 180 hp (kandidatexamen) eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Minst två års dokumenterad och aktuell erfarenhet av att arbeta med antagning till universitet och högskola, där antagningsarbete utgjort en tydlig och väsentlig del av arbetsuppgifterna.
• Mycket god förmåga att kommunicera på både svenska och engelska i tal och skrift, då arbetet innebär daglig kontakt med studenter och sökande på båda språken.
• Goda kunskaper i Office‑paketet, inklusive Copilot eller motsvarande samt god digital förmåga. Detta innebär förmågan att identifiera och använda digitala lösningar som ett verktyg för verksamhetsutveckling, genom exempelvis automatisering av processer eller utveckling av nya arbetssätt. Du behöver erfarenhet av att ha använt digital förmåga för att utveckla och effektivisera administrativa processer. 
• Aktuell erfarenhet av att ge professionell service till studenter, eller kund- eller medborgarrelaterat arbete, där du dagligen hanterat ett stort antal ärenden via mejl och telefon och chatt på både svenska och engelska med fokus på kvalitet och professionellt bemötande, inklusive att på ett tydligt, sakligt och respektfullt sätt säga nej.
• Aktuell erfarenhet av att samordna service till sökanden och studenter. 
• Erfarenhet av arbete där självständiga bedömningar och beslutsfattande har varit en tydlig del av uppdraget.
• Erfarenhet av att tillämpa lagar, förordningar och föreskrifter i handläggning.
• Aktuell erfarenhet av att bedriva verksamhetsutveckling där du identifierar förbättringsmöjligheter i processer och  effektiviserar och/eller ökar kvalitet i support genom bland annat digitalisering. Denna erfarenhet har varit en tydlig del av ditt uppdrag
• Du har aktuell dokumenterad erfarenhet och kunskap om processutveckling, inklusive digitalisering, av service till sökanden och studenter.  

Du är en trygg och professionell person med hög integritet, som arbetar strukturerat och behåller lugnet även i perioder med högt tempo. Noggrannhet och sinne för detaljer kombineras med förmågan att se helheten i komplexa processer. Du leder dig själv väl, tar ansvar för dina uppdrag och säkerställer att deadlines hålls. Genom god samarbetsförmåga, ett kommunikativt förhållningssätt och flexibilitet skapar och upprätthåller du förtroendefulla kontakter. Du har lätt för att sätta dig in i nya arbetsuppgifter, digitala system och hantera stora informationsmängder.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och söker dig som har en god förståelse för de processer du kommer att samordna och utveckla.

Meriterande 

• Kunskap i förvaltningsrätt och om de lagar och regler som styr högskolans verksamhet.
• Erfarenhet av att strukturerat använda AI i att stödja administrativt arbete och support

Övrigt
För denna tjänst kan en provanställning om 6 månader komma att tillämpas