Studieadministratör Teaterhögskolan/Konsthögskolan i Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av verksamheten

Teaterhögskolan i Malmö och Konsthögskolan i Malmö är en del av den Konstnärliga fakulteten vid Lunds universitet. Båda verksamheterna är belägna i Malmö, i nära anslutning till Möllevångstorget. Tjänsten som studieadministratör ingår i den tekniska och administrativa personalen vid bägge institutionerna och tiden fördelas lika mellan arbetsplatserna. I det dagliga arbetet har du ett nära samarbete med administrativa chefer, prefekter, utbildningsledare, administratörer och tekniker.

Teaterhögskolan och Konsthögskolan i Malmö söker en strukturerad och serviceinriktad studieadministratör som vill arbeta nära lärare, doktorander och studenter, gärna med ett intresse för konstnärlig utbildning. Som studieadministratör stödjer du planering och genomförande av kurser och evenemang, hanterar scheman och lokalbokningar samt ger stöd till lärare, studenter och externa gäster. Rollen innebär också arbete med digitala system som TimeEdit, LadokCanvas, samt att ge service och support för en smidig kommunikation och ett välfungerande genomförande av utbildning och aktiviteter. Anställningen är delad mellan Teaterhögskolan och Konsthögskolan i Malmö.

Arbetsuppgifter

• Kontakt med lärare, tekniker och kursansvariga kring kursplanering, kursupplägg och terminsöversikter.
• Samordning av lokalbokningar och hantering av förfrågningar i TimeEdit och/eller andra bokningsystem som institutionerna använder.
• Terminsvis översiktsplanering i dialog med program- och kursansvariga.
• Inmatning av terminscheman och löpande uppdateringar i TimeEdit och/eller andra bokningssystem som institutionerna använder.
• Hantering av timrapporter och praktiskt stöd till externa föreläsare.
• Bokning av resor för studenter, lärare och gäster.
• Stöd vid evenemang och seminarier (t.ex. resor, gästarvoden, catering, viss teknik).
• Stöd för information och kommunikation med studenter.
• Kontaktperson och studentsupport för digitala system (t ex Canvas, Teams och TimeEdit).
• Systemadministration i TimeEdit och Canvas samt viss support i verktyg som Teams, Zoom och LU Box.

Arbetsuppgifter av typen enklare administration, t.ex. kopiering och sortering förekommer.

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom högskola/universitet.
• Gymnasieexamen från en teoretisk utbildning.
• God datorvana och kunskap om Office-paketet.
• God förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande

• Utbildning på högskolenivå.
• Erfarenhet av administrativt arbete med konstnärlig utbildning.
• Erfarenhet av arbete i TimeEdit.
• Erfarenhet av arbete i Ladok eller Canvas.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetet som studieadministratör är till stora delar ett självständigt arbete men innebär även många sociala kontakter, varför det är viktigt att ha en mycket väl utvecklad servicekänsla samt förmåga att kommunicera på ett lyhört och smidigt sätt.

Vi verkar i en internationell miljö, vilket ställer krav på att medarbetare kan hantera frågor och kommunicera på engelska. Detta gäller både i skrift och tal, exempelvis vid kontakt med studenter, kollegor och samarbetspartners från olika länder.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning med start 1 juli. Provanställning kan komma att tillämpas.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.