Administratör med ansvar för bokning, service och kommunikation - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Science Center Helsingborg är en ny satsning från Lunds universitet, Helsingborgs stad och Helsingborgs näringsliv. Vi har bedrivit pilotverksamhet sedan 2020 men är nu inne i en expansiv fas och bygger ut verksamheten tillsammans med forskare, företag, skolor och samhällsaktörer. Vi är en del av Vattenhallen Science Center som i sin tur tillhör Lunds Tekniska Högskola (LTH) och drivs i samverkan med Naturvetenskapliga och Medicinska fakulteten.

Science Center Helsingborg är baserat på Campus Helsingborg och har idag skolbesök tisdag till fredag. Nu är vi inne i en tillväxtfas och ska bygga upp verksamheten med utställningar och nya aktiviteter. Från januari 2027 kommer vi även hålla öppet för allmänheten under helger och lov.

Hela Vattenhallens verksamheten består idag av totalt 17 anställda och runt 50 timanställda studenter som handleder besökarna. På Science Center Helsingborg arbetar för närvarande två pedagoger, en ingenjör och en koordinator som leder verksamheten.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.
Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss

Jobba hos oss, Lunds universitet

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Vi söker dig som vill vara med och bygga upp vårt Science Center i Helsingborg från pilot till fullt utvecklad verksamhet och sedan tryggt förvalta och fortsätta driva verksamheten framåt. Du blir den administrativa ryggraden i vår dynamiska och kreativa verksamhet. Vi söker dig som är en strukturerad och engagerad administratör som även kan arbeta som receptionist och hantera såväl intern som extern kommunikation.

Rollen är en kombinerad administrativ och serviceinriktad funktion och i arbetsuppgifterna ingår bland annat:  

• Ansvara för bokningar och kontakt med skolor och andra besökare
• Planera och koordinera lokalernas beläggning och behov
• Stötta verksamheten i administrativa och praktiska frågor
• Hantera löpande ekonomiuppgifter som rör beställningar och inköp, faktureringsunderlag, handläggning av timarvoden för studentmedarbetare, utlägg, etc.
• Samordna och utveckla interna rutiner och dokumentation
• Delta i rekrytering av och information till studentmedarbetare
• Intern och extern kommunikation, såsom att uppdatera hemsida, hantera sociala medier och samordna utskick
• Praktiska uppgifter efter behov i verksamheten, t.ex. beställa catering, brygga kaffe, torka ytor, posthantering, etc.

Innehållet i anställningen kan komma att utvecklas och förändras över tid i takt med verksamhetens förändrade behov. Till exempel kan anställningen komma att inkludera:

• Hantering av kassasystem och utveckling av bokningsrutiner
• Butik och lagerhållning

Då Science Center Helsingborg kommer att ha öppettider även på helger och event förlagda till kvällstid kommer anställningen att innefatta visst helg- och kvällsarbete.

Administratören har sin huvudsakliga arbetsplats i Helsingborg. Personen förväntas delta i vissa regelbundna möten i Lund för att koordinera verksamheten och för att bli en del av hela Vattenhallens verksamhet.

Administratören kommer att arbeta nära pedagoger och verksamhetsansvarig på plats i Helsingborg samt administratör, ekonom och kommunikatör på Vattenhallen i Lund. Personalansvar för anställningen som administratör har Vattenhallens föreståndare.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift
• Utbildning minst motsvarande gymnasienivå
• Flerårig erfarenhet av administrativt och serviceinriktat arbete och god förmåga att ge service
• God datorvana (såsom Office-paketet) samt erfarenhet av administrativa system
• Intresse för naturvetenskap och teknik
• Intresse för barn och ungas lärande och utveckling
• God förmåga att strukturera, prioritera och arbeta självständigt
• God samarbetsförmåga och ett professionellt bemötande gentemot olika målgrupper
• Lyhörd inför verksamhetens behov, god förmåga att ta initiativ och vara flexibel.

Meriterande för anställningen är:

• Eftergymnasial utbildning eller tidigare erfarenhet av arbete inom kommunikation, webb och sociala medier
• Eftergymnasial utbildning eller tidigare erfarenhet av arbete inom naturvetenskap eller teknik
• Erfarenhet av arbete i publik besöksverksamhet t.ex. science centers eller muséer
• Erfarenhet av att hålla presentationer, gärna inför större sällskap
• Erfarenhet av att driva projekt samt arrangera event
• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor
• Vi har samarbeten och gör besök och inköp över hela Skåne och det är därför meriterande med körkort

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet vid Vattenhallen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde den 15:e augusti eller enligt överenskommelse.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Vi planerar att genomföra intervjuer innan den 2026-06-25.

Du kommer att anställas med befattningen institutionsadministratör.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!